○都城市情報公開事務取扱要領
平成18年1月1日
告示第10号
第1 趣旨
都城市情報公開条例(平成18年条例第28号。以下「条例」という。)、都城市情報公開条例施行規則(平成18年規則第29号。以下「施行規則」という。)及び都城市長が管理する公文書の公開等に関する規則(平成18年規則第30号。以下「市長管理文書規則」という。)に定める公文書公開に関する事務処理については、別に定めがある場合を除き、この告示の定めるところにより行うものとする。
第2 情報公開窓口の設置
情報公開制度の統一的かつ円滑な運営と利用者の利便を図るため、情報公開の閲覧窓口として、情報公開コーナー(以下「公開コーナー」という。)をこども政策課横に設置し、情報公開の総合窓口を総務部総務課(以下「総務課」という。)に設置する。ただし、請求及び決定に係る事務については、上下水道局においては上下水道局総務課が、消防局においては消防局総務課が、各総合支所においては地域生活課が総務課の事務を行うものとする。この場合における事務処理は、総務課と協議して進めるものとする。
第3 情報公開の事務分担
1 総務課で行う事務
(1) 情報公開についての相談に関すること。
(2) 公文書の存在等の情報提供に関すること(公開コーナーを含む。)。
(3) 公文書公開請求書(市長管理文書規則様式第1号。以下「請求書」という。)の受付に関すること。
(4) 公開請求に係る公文書の写しの交付に要する手数料等の徴収に関すること。
(5) 公開文書等の郵送に要する費用の徴収又は切手の収納に関すること。
(6) 公開請求に対する処分についての審査請求書の受付に関すること。
(7) 都城市情報公開等審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(8) 情報公開制度の実施状況の公表に関すること。
(9) 複数課又は異なる実施機関の情報公開制度についての連絡及び調整に関すること。
(10) 前各号に掲げるもののほか、情報公開制度の運営に関し必要な事項
2 担当課で行う事務
(1) 情報公開についての相談に関すること。
(2) 公開請求があった公文書の検索及び特定に関すること。
(3) 公開請求があった公文書の公開、非公開等の決定に関すること。
(4) 公文書公開決定通知書(市長管理文書規則様式第2号)、公文書部分公開決定通知書(市長管理文書規則様式第3号)、公文書非公開決定通知書(市長管理文書規則様式第4号)及び公文書公開請求拒否決定通知書(市長管理文書規則様式第15号)(以下これらを「公文書公開決定通知書等」という。)並びに公文書公開決定期間延長通知書(市長管理文書規則様式第5号)の作成に関すること。
(5) 公文書公開決定通知書等の送付及び総務課への当該写しの提出に関すること。
(6) 条例第10条に規定する意見書提出に関する次の書類の作成及び処理に関すること。
ア 公文書公開意見照会書(市長管理文書規則様式第11号)に関すること。
イ 第三者関係公文書公開に係る意見書(市長管理文書規則様式第12号)に関すること。
ウ 第三者関係公文書に関する調査書(市長管理文書規則様式第13号)に関すること。
エ 第三者関係公文書公開・非公開決定通知書(市長管理文書規則様式第14号)に関すること。
(7) 審査請求に対する公開・非公開等の再検討及び通知書等の送付に関すること。
(8) 審査会への諮問の資料作成に関すること。
(9) 審査会の答申を受けての公開・非公開の再検討及び通知書等の送付に関すること。
(10) 情報公開制度を推進するための情報提供に関すること。
(11) 公開請求があった公文書の公開の実施に関すること。
(12) 前各号に掲げるもののほか、情報公開制度の運営に関し必要な事項
第4 公文書の公開事務
1 案内及び相談
公開請求の内容が情報公開を求めているのか、又は単なる情報提供(この場合は、請求書の提出を求めない。)を求めているのかを判断し、適切に対応すること。
なお、公開請求の対象とならない場合(条例第2条第2号の公文書に該当しない場合等)は、相談等の時点で説明し、請求者の理解を得るように努めること。
2 条例第3条関係の確認
請求のあった公文書が条例第3条の適用除外に該当する公文書であるか否かを確認し、他の制度等で対応できる場合は、その旨を説明すること。
3 公文書が不存在である場合の取扱い
公開請求のあった公文書が不存在であることが明らかな場合は、請求者にその旨を説明すること。ただし、請求書の受付後に不存在が判明した場合は、請求者に請求の取下げを依頼することとし、請求を取り下げないときは、請求者に対し公文書非公開決定通知書を送付するものとする。
4 条例第14条関係の確認
公開請求書のあった公文書が条例第14条に定める当該公文書の存否を答えるだけで特定の個人のプライバシー等を侵害されると認められる場合は、請求者に対し、請求段階においてこのような公開請求はできないことをよく説明するものとする。
なお、万一このような公開請求を受け付けた場合は、公文書公開請求拒否決定通知書を送付するものとする。
第5 請求書の受付
1 公開請求の受付については、総務課において行うこと。
2 公開請求の受付については、請求された公文書が実在するか否かを確認した後行うこと。
3 公開請求の受付は、原則的に同日に行うよう努めるものとする。
4 公開請求の手続は、原則として本人によるものとするが、代理人による場合は、代理人であることを証明する書類(委任状等)の提出を求めるものとする。
5 郵送による公開請求があったときは、内容を精査し、不備な点があるものについては電話等により確認すること。この場合において、不備な点が軽易なとき(学校の所在地、郵便番号等事実に基づいて分かる範囲のもの)は、請求者の了解を得た上で、職員が補正できるものとする。
6 電話又は口頭による公開請求は、条例第7条の規定に基づき認められない。ただし、ファクシミリによる公開請求については、所定の様式によるものに限り受け付けるものとする。この場合において不備があった場合については、前項の規定を準用する。
7 総務課の職員は、請求者に対して次に掲げる事項の説明をしなければならない。
(1) 公開請求があった日から30日以内に請求者に応ずるか否かの決定を行うこと。ただし、やむを得ない理由があるときは、公開請求があった日から60日を限度として期間を延長することができ、この場合は、公文書公開決定期間延長通知書により請求者に対して通知すること。
(2) 公文書の写しを交付する場合は、交付に要する費用が必要となること。
(3) 公文書の公開を実施する場合の日時及び場所は、公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書により通知すること。
(4) 公文書の公開をしない場合には、公文書非公開決定通知書により通知すること。
8 担当課の特定
(1) 総務課の職員は、請求書が提出されたとき、請求内容に係る担当課を特定し、確認を行うこと。
(2) 担当課を特定する場合は、次の点に留意すること。
ア 請求のあった公文書が、2課以上で管理されているときは、公文書を作成した課を公開請求の対象となる担当課とすること。
イ 請求のあった公文書が2課以上に分かれて存在する場合は、当該請求に係る事務を所管する課をもって担当課とする。ただし、前アにかかわらず公文書が特定できず、2課以上に関係する内容の請求については、関係する課で協議の上、担当課を決定すること。
ウ 公開請求の対象となる公文書が複数の場合があるので、内容をよく確認し、関連する文書が他にあるかどうかを検索し、調査すること。
エ 請求された公文書が特定できないときは、請求者から特定に必要な事項を聴取の上、該当する公文書を検索すること。
9 請求書の確認
(1) 「請求日」欄
原則として請求書の提出があった日とする。
(2) 「請求者」欄
ア 住所、氏名及び電話番号が記入されていること。
イ 事務所等の所在地、法人等の名称及び法人等の代表者の氏名が記入されていること。
ウ この欄は、公文書公開決定通知書等を送付するために必要となるので、正確に記入されているかどうかを確認すること。
エ 法人等にあっては、担当者の氏名、連絡先等も併せて記入してもらうこと。
(3) 「請求する公文書の件名又は内容」欄
ア 件名又は内容が、公文書を検索することができるよう具体的に記入されているか確認すること。
イ 記載されている内容で、担当課に問い合わせをし、公文書が特定できない場合は、請求内容をよく聞き取り特定できるよう努め、公文書特定後、この欄の補筆を求めること。
ウ 公開請求は、原則として対象公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一人から、同一の担当課に係る複数の公開請求があった場合は、1枚の請求書に記入することとして差し支えないものとする。
(4) 「公開の方法」欄
ア 閲覧又は写しの交付なのか、又は両方であるのかを確認すること。
イ 写しの交付については、郵送希望の有無を確認すること。
ウ 郵送料は、原則として切手が必要である旨を請求者に説明すること。
(5) 受付
受付は、請求を受け付ける際に当該請求者各欄の記載が適正であり、かつ、公文書が実在するか否かを確認すること。
第6 受付後の請求書の扱い
1 処理票等の作成
請求書を受け付けた総務課の職員は、次の事務を行うものとする。
(1) 情報公開受付簿(様式第1号)から受付番号をとり、記入すること。
(2) 情報公開請求処理票(様式第2号。以下「請求処理票」という。)に必要な事項を記入する。
2 請求書原本又は写しの送付
総務課の職員は、請求書を受け付けたときは、速やかに当該請求書の原本に請求処理票を添付して、担当課に送付することとし、総務課では当該請求書の写しを保管すること。
3 担当課における公開・非公開の決定事務
(1) 公文書の内容の検討
担当課では、公開請求のあった公文書が、次に掲げる事項に該当するか否かを検討する。
ア 条例第2条第2号に定める公文書に該当するか否か。
イ 条例第3条に該当するか否か。
ウ 条例第12条の各号に定める公文書に該当するか否か。
エ 条例第14条に定める公文書に該当するか否か。
(2) 協議
公開請求のあった公文書が2課以上に関係する場合には、必要に応じて当該関係各課と口頭又は書面により協議すること。
(3) 公開・非公開決定の期間延長
やむを得ない理由により、公開請求があった日から30日以内に公開又は非公開の決定をできないときは、公開請求を受付した日から60日を限度として、決定期間を延長できる。この場合、次のことに留意すること。
ア 決定期間の延長は、やむを得ない理由があることを想定しており、安易に決定期間を延長することがないよう慎重を期すこと。
イ 決定期間の再延長は、できないものとする。
(4) 期間延長の特例
公開請求に係る公文書が著しく大量であるため、期間延長を行ったとしても、当該期間内(60日以内)に公文書の公開決定等を行うと、事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがあると判断される場合には、条例第8条第3項に規定する期間の特例を適用することとなる。この場合において、60日以内に処理できる分については、当該期間内に公開決定等を行うべきであり、特例の対象となるのは、その残りの分である。公開請求に係る公文書が著しく大量であるかどうかは、一件の請求に係る公文書の量とその審査等に要する業務量によることとなるが、事務体制、他の公開請求事案の処理に要する事務量、その他事務の繁忙、勤務日等の状況をも考慮した上で判断する。
(5) 事案の移送
公開請求に係る公文書が他の行政機関等から提供されたものである等、他の行政機関等において公開決定等をすることに正当な理由があるときには、事案を移送することができる。この場合において、事案の移送を行ったときは、当該公開請求の請求者に対し、事案の移送を行った旨の通知を行うものとする。
(6) 公開・非公開等の決定の起案文書の添付書類
公開・非公開等の決定の起案文書には、当該公開請求された公文書の写し、請求書の写し及び公開・非公開等の公文書決定通知書等の案を添付すること。また、第三者に意見聴取した場合は、公文書公開意見照会書及び第三者関係公文書公開に係る意見書又は第三者関係公文書に関する調査書を添付すること。
(7) 担当課は、公開・非公開等の決定が客観的かつ公平に行われるよう、全体的に統一性を確保するため、総務課長に合議すること。
4 公文書公開決定通知書の記載要領
(1) 「公文書の件名又は内容」欄
公文書の件名又は内容欄には、請求のあった公文書の件名を正確に記入すること。この場合、1通の公文書公開決定通知書に複数の件名を記入することができる。
(2) 「公開の日時」欄
公文書の公開の日時は、公文書公開決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮した上で、通常の勤務時間の日時を指定すること。この場合、請求者と事前に電話等により打合せを行うなどして、都合のよい日時を指定するよう努めるとともに、総務課の職員ともあらかじめ公開の日時を調整すること。
(3) 「公開の場所」欄
公文書の公開を実施する場所は、原則として総務課とする。ただし、当該公文書を、その保管場所から移動することができない場合その他やむを得ない理由がある場合は、総務課以外の場所を指定するものとする。
(4) 「備考」欄
公文書の公開に際し、写しを必要とする場合は、その費用の予定額を記載すること。
なお、郵送による写しの交付を請求された場合は、その費用の予定額を記載すること。
(5) 「請求受付年月日」・「公開の方法」欄
公文書公開請求書の記載要領の例による。
5 公文書部分公開決定通知書の記載要領
(1) 「請求受付年月日」・「公文書の件名又は内容」・「公開の方法」・「公開の日時」及び「公開の場所」欄
公文書公開決定通知書の記載要領の例による。
(2) 「公文書の一部を非公開とした部分」欄
公文書の一部を公開しないと決定した場合は、当該一部がどのような情報であるかが分かるようにできるだけ具体的に記載(記載しきれない場合は、別紙に記載)すること。
(3) 「公文書の一部を非公開とした理由」欄
公開しないことができる根拠規定を列挙するとともに、列挙した根拠規定ごとに非公開とする理由をできるだけ具体的に記載(記載しきれない場合は、別紙に記載)すること。
(4) 「公開が可能となる期日」欄
非公開決定又は一部公開決定があった日から起算しておおむね1年以内に公開しないことができる公文書(条例第12条各号)に該当する理由が消滅することにより、当該公文書(一部公開をした場合にあっては、非公開とした部分)の公開を実施することができるようになることが明らかな場合は、その期日を記載すること。
6 公文書非公開決定通知書の記載要領
(1) 「請求受付年月日」・「公文書の件名又は内容」欄
公文書公開決定通知書の記載要領の例による。
(2) 「公開が可能となる期日」欄
公文書部分公開決定通知書の記載要領の例による。
(3) 「非公開とした理由」欄
公文書部分公開決定通知書の記載要領の例による。また、この場合において、前記5―(3)の「一部」とあるのは、「全部」と読み替えて運用するものとする。
7 公文書公開決定期間延長通知書の記載要領
(1) 「請求受付年月日」・「公文書の件名又は内容」欄
公文書公開決定通知書の記載要領の例による。
(2) 「当初の決定期限」欄
公開請求があった日から30日に当たる日付を記入すること。ただし、その日が市役所の休日に当たる場合は都城市の休日を定める条例(平成18年条例第2号)第3条の規定により、市の休日の翌日をもって期限とすること。
(3) 「延長の期間」欄
請求があった日から60日以内の日数を記入すること。
(4) 「新たな期限」欄
前号により記入すること。
(5) 「延長の理由」欄
請求者が納得できるよう、やむを得ない理由により決定期間を延長しようとする具体的な理由を記入すること。
8 公文書公開決定期間特例延長通知書の記載要領
(1) 「請求受付年月日」・「公文書の件名又は内容」・「当初の決定期限」・「延長の期限」・「新たな期限」欄
公文書公開決定期間延長通知書の記載要領の例による。
(2) 「都城市情報公開条例第8条第3項の規定(公開決定等の期限の特例)を適用する理由」欄
公開請求に係る公文書の量等を勘案し、具体的に記載する。
(3) 「残りの公文書について公開決定等をする期限」欄
60日以内に公開決定できる分について、その期限を記載し、特例を適用する分についても、その期限を記載する。
9 公文書公開請求に係る事案の移送について(通知)の記載要領
(1) 「公開請求に係る公文書の件名又は内容」欄
公文書公開決定通知書の記載要領の例による。
(2) 「移送の理由」欄
移送をすることとなった理由を具体的に記載すること。
10 公文書公開決定通知書等の送付
(1) 担当課は、公文書の請求に係る公文書を公開する旨又は公開しない旨の決定をした場合及び決定の延長をした場合は、速やかに公文書公開決定通知書等又は公文書公開決定期間延長通知書を作成し、請求者に送付し、当該通知書の写しを総務課に提出すること。
第7 第三者に係る取扱い
1 意見聴取の方法
(1) 第三者からの意見聴取を必要とする場合、担当課は、第三者に対し公開請求があった旨を公文書公開意見照会書により連絡し、公開した場合の影響等についての意見を求めること。
(2) 第三者からの意見聴取に伴い、当該第三者からは、速やかに第三者関係公文書公開に係る意見書により回答を求めることとする。ただし、口頭により意見を聴取した場合は、その内容を第三者関係公文書に関する調査書に記録しておくこと。
2 意見の聴取事項
(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって、条例第12条第2号ただし書に該当するものを除き、プライバシー侵害の有無、公開した場合の影響等。
(2) 法人その他の団体に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報にあっては、条例第12条第3号ただし書に該当するものを除き、当該法人等に与える権利利益の侵害の有無、公開した場合の影響等。
(3) 意見の取扱い
第三者情報についての意見を聴取した場合は、第三者の意見に拘束されることはないが、第三者の意見を参考とした上で、公開・非公開等の決定をしなければならない。
3 意見聴取後の通知
担当課は、意見聴取後、公開・非公開等の決定をしたときは、速やかに第三者関係公文書公開・非公開決定通知書により関係する第三者に送付するものとする。
(1) 決定の内容
公開に反対意見を提出した第三者に対し、公開の決定をした場合は、第三者が納得できる等具体的な理由を記入すること。
(2) 公文書公開の期日
公開に反対意見を提出した第三者に対し、公開の決定をした場合は、公開の決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。
第8 公文書の公開の実施
1 日時及び場所
公文書の公開は、あらかじめ公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書により指定した日時及び場所において、担当課職員のもとで実施すること。
2 総務課職員の立会い
総務課の職員は、公開の際に立ち会うこと。
3 公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書の提示
公文書の公開を実施する際には、請求者に対して公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書の提示を求めること。
4 公文書の公開の実施
(1) 公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書を確認した後、公文書の公開を実施すること。
(2) 公開にあたっては、請求者に公開請求をした公文書であるかどうかの確認をすること。
5 実施にあたっての注意事項
(1) 請求された公文書を公開することにより、当該公文書が汚損又は破損するおそれがあるときは、当該公文書に代えて、当該公文書を複写したもので公開することができる。
(2) 公文書の公開中に請求者が公文書を汚損し、又は破損するおそれがあると認められるときは、担当課職員及び総務課職員は、公文書の公開の中止又は禁止を命ずることができる。
6 請求者が指定日に来庁しない場合
請求者が指定日に来庁しなかった場合又は請求者が指定の日時に来庁できない旨の連絡があった場合は、担当課の職員は、請求者と連絡をとり、別の日時に公文書の公開を実施するものとする。この場合、新たに公開決定通知書の交付は、行わない。
なお、公開日時の変更があった場合、担当課の職員は、速やかに総務課へ連絡すること。
第9 公文書の公開の方法
1 公文書の閲覧等
文書、図面及び写真については、原則として当該公文書の原本を閲覧に供することにより行うものとする。また、公文書の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該公文書の写しを作成し、その記載事項のうちで閲覧させることができない部分については削除し、再度写しを作成する等の措置を講じて閲覧等を行うものとする。
2 写しの交付方法
(1) 写しの作成は、原則として、電子複写機により行うこと。
(2) 写しの交付部数は、公開請求のあった公文書1件につき1部とする。また、写しの交付に際して「原本の写しであることの証明」は行わない。
(3) 閲覧することによって、請求者が必要部分を限定した場合は、その限定した部分のみの写しを作成し、交付すること。
(4) 一部公開に該当することにより、公文書の一部の写しの交付を行う場合は、公開することができる部分のみの写しを作成し、交付するものとする。この場合において、非公開部分が誤って公開されることがないよう特に留意すること。
3 閲覧と写しの交付の同時請求
閲覧と写しの交付を同時請求された場合における取扱いは、まず閲覧による公文書の公開を実施し、請求者に写しを必要とする箇所等の確認を得た上で、写しを作成し、交付するものとする。
なお、当初の請求が閲覧のみであった場合でも、閲覧後に当該公文書の写しの交付を追加請求された場合は、当初から写しの交付請求があったものとみなして交付することができるものとする。
4 写しの交付は、窓口又は郵送によるものとし、FAXによる送付は、認めない。
5 閲覧時のカメラ等の使用
デジタルカメラその他これに類するものによる撮影は禁止する。
第10 公開に係る手数料等
第11 審査請求があった場合の取扱い
1 審査請求
(1) 請求者は、公文書の公開請求に係る決定(公文書公開請求拒否決定を含む。)に不服がある場合は、実施機関に対し、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求をすることができる。この場合において、審査請求の期間は、処分を知った日の翌日から起算して3か月以内とする。
(2) 前号の審査請求は、公文書公開審査請求書(市長管理文書規則様式第9号)により行うものとし、他の法令での定めがある場合を除き口頭による審査請求は認められない。
2 審査請求の受付窓口
公文書の公開に係る審査請求の受付は、総務課において行うものとする。
3 審査請求の受付事務
公文書の公開に係る審査請求の受付事務は、次のとおり行うものとする。
(1) 指導
総務課の職員は、審査請求の相談を受けた場合は、次の点について指導するものとする。
ア 行政不服審査法第19条第1項の規定により、申立ては、書面によるとされており、口頭での審査請求があった場合は、書面により行うよう指導すること。
イ 審査請求には、審査請求人の押印が必要とされているので指導すること。
ウ 審査請求書は、正副2通を提出するよう指導すること。
エ 審査請求は、行政処分をした上級行政庁に対して行われるもので、実施機関のうち教育長が行った行政処分に対して審査請求を行う場合は、教育委員会に対しての審査請求となる。また、福祉事務所が行った行政処分に対して審査請求を行う場合は、市長に対しての審査請求となる。
(2) 審査請求の受付
総務課の職員は、行政不服審査法の規定に基づき、次の事項を確認の上、審査請求書の受付を行うものとする。
ア 審査請求人又は代理人の押印があること。
イ 審査請求人又は代理人の住所、氏名、年齢等が記載されていること。
ウ 審査請求に係る処分の表示
エ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
オ 審査請求の趣旨及び理由
カ 処分庁の教示の有無及び内容
キ 審査請求の年月日
ク その他必要な書類
(3) 処理票等の作成
審査請求書を受け付けた総務課の職員は、次の事務を行うものとする。
ア 「情報公開審査請求受付簿」(様式第3号)から番号をとり、記入すること。
イ 「情報公開審査請求処理票」(様式第4号。以下「審査請求処理票」という。)に必要事項を記入すること。
(4) 審査請求書の送付
審査請求書が提出されたときは、総務課の職員は、審査請求の要件が満たされているときは、審査請求書に審査請求処理票を添えて担当課に送付する。なお、総務課においては、当該審査請求書の写しを保管すること。
(5) 審査請求書の補正命令書
担当課は、審査請求書の記載内容及び添付書類に不備又は不足がある場合は、審査請求人に対して相当の期間を定め、公文書公開審査請求補正命令書(市長管理文書規則様式第10号)により、その補正を命ずるものとする。
4 審査会
(1) 総務課は、条例第15条各号に該当する場合を除き、担当課の請求に基づき審査会に対して情報公開諮問書(市長管理文書規則様式第16号)により諮問する。
(2) 担当課は、審査会に諮問しなければならない事項が発生したときは、決裁終了後、速やかに次に掲げる書類を添付し、総務課に提出するものとする。
ア 審査請求書及び添付書類の写し
イ 公文書公開請求書の写し
ウ 公文書部分公開決定通知書又は公文書非公開決定通知書若しくは公文書公開請求拒否決定通知書の写し
エ 第三者に意見聴取をした場合は、第三者関係公文書公開請求に係る意見書の写し又は第三者関係公文書に関する調査書
オ その他必要な書類(当該公文書の写し等)
(3) 総務課の職員は、担当課と必要な協議、調整を行い、速やかに審査会に係る諮問事務を行う。
(4) 担当課は、次に掲げる者に対し諮問した旨を諮問通知書(市長管理文書規則様式第17号)により通知するものとする。
ア 審査請求人及び参加人
イ 公開請求者(公開請求者が上記アである場合を除く。)
ウ 当該審査請求に係る公開決定等について反対意見を提出した第三者(当該第三者が上記アである場合を除く。)
(5) 担当課は、審査会が必要と認めた場合は会議に出席し、説明又は必要な書類の提出を行うものとする。
(6) 総務課の職員は、審査会から答申があった場合は、直ちに答申書を担当課に送付するものとする。
5 審査請求に対する決定等
担当課は、審査会に諮問した審査請求について答申を受けたときは、その答申を最大限に尊重して、速やかに当該審査請求に対する決定又は裁決を行うものとする。
6 対象公文書の保存期間の特例
対象公文書及び公開決定に関する公文書については、審査請求の審議期間中及び係争中に保存期間を満了した場合は、審査請求及び訴訟が結審してから5年を経過するまで保存期間を延長するものとする。
第12 公文書の任意的な公開に係る事務の取扱い
条例附則第3項に規定するこの条例の施行日前に作成し、又は取得した公文書について請求があった場合の取扱いについては、次のとおり行うものとする。
なお、公文書の任意的な公開においては、行政不服審査法に基づく審査請求の請求は認めない。
1 任意的な公開に係る事務の取扱い
公文書の任意的な公開に係る事務については、次に定めるほか第1から第10に準じて取り扱うものとする。
2 公文書の任意的な公開の請求をしようとするものに対しては、任意的公文書公開請求書(市長管理文書規則様式第18号)の提出を求めるものとする。
3 請求に対する諾否の回答期限
担当課の長は、請求のあった日から30日以内に請求に対する諾否の回答を行うものとする。ただし、やむを得ない理由があるときは、請求があった日から60日を限度として期間を延長することができるものとする。
4 請求に対する諾否の回答の通知
担当課の長は、公文書の任意的公開の請求に対する諾否の回答を公文書任意公開請求回答書(市長管理文書規則様式第19号)により通知するものとする。
第13 その他に関する事項
1 他の法令等との調整
他の法令等により公文書の閲覧若しくは縦覧又は公文書の謄本等の交付若しくは訂正の手続が定められている場合は、条例第3条の規定に基づき当該閲覧、縦覧等の制度を利用するよう案内するものとする。ただし、他の法令等の規定により、公開を求めることができるものの範囲又は期間等が制限されているときは、その範囲外のもの又は期間等外については、この条例の適用を受ける。
2 情報の提供
担当課及び総務課は、情報の提供ができるものについては、公文書公開の手続によらないで、情報の提供で対応するものとする。
(1) 行政資料による情報の提供
担当課及び総務課は、その保管する行政資料により情報の提供に努めるものとする。
(2) 公開請求により公開を行った公文書による情報の提供
担当課及び総務課は、公開請求により公開を行った公文書について、当該請求者以外のものから公開の要望があった場合については、情報の提供として取り扱うものとする。ただし、条例第12条に規定する公開しないことができる公文書に該当し、情報の提供として取り扱うものとして適さないものについてはこの限りでない。
3 行政資料の収集
総務課は、情報の提供を積極的に行うために、行政資料を収集及び整理するものとする。
4 行政資料の送付
実施機関は、行政資料を作成した場合は、その資料を総務課に提出するものとする。ただし、部数に限りのある場合については、その資料の内容を通知するものとする。
5 運用状況の公表
総務課は、運用状況を取りまとめ、毎年5月末までに公表するものとする。公表内容は、次のとおりとする。
ア 公開請求件数
イ 公開件数
ウ 部分公開件数
エ 非公開件数
オ 審査請求件数
カ 審査請求の処理内容
キ 公開請求により公開を行った公文書について、情報の提供を行った件数
ク その他必要な事項
附則
この告示は、平成18年1月1日から施行する。
附則(平成21年9月25日告示第243号)
この告示は、平成21年10月1日から施行する。
附則(平成24年2月22日告示第364号)
この告示は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日告示第437号)
この告示は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月25日告示第422号)
この告示は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年1月16日告示第331号)
この告示は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月7日告示第367号)
この告示は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月19日告示第395号)
この告示は、平成31年7月1日から施行する。
附則(令和2年1月24日告示第336号抄)
この告示は、公表の日から施行する。
附則(令和4年3月31日告示第460号)
この告示は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月16日告示第322号抄)
(施行期日)
1 この告示は、令和5年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の日(以下「施行日」という。)の前日までになされた個人情報の保護に関する法律の改正に伴う関係条例の整理に関する条例(令和4年都城市条例第30号。以下「改正条例」という。)による改正前の都城市情報公開条例(平成18年都城市条例第28号)第7条に基づく公開請求に係る手続等については、なお従前の例による。
附則(令和5年8月17日告示第210号)
この告示は、公表の日から施行する。
