○都城市上下水道局文書取扱規程
平成29年4月1日
都城市上下水道事業管理規程第5号
目次
第1章 総則(第1条―第13条)
第2章 文書の収受及び配布(第14条・第15条)
第3章 文書の処理(第16条―第38条)
第4章 文書の浄書及び発送(第39条―第43条)
第5章 文書の整理、編さん及び保存(第44条―第52条)
第6章 雑則(第53条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、上下水道局(以下「局」という。)における文書事務の処理を適正かつ能率的に行うため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 課 都城市上下水道局組織規程(平成29年上下水道事業管理規程第2号。以下「組織規程」という。)第3条に規定する課をいう。
(2) 局長 組織規程第6条第1項に規定する局長をいう。
(3) 課長 組織規程第6条第2項に規定する課長をいう。
(4) 文書 都城市情報公開条例(平成18年条例第28号。以下「公開条例」という。)第2条第2号に定める公文書をいう。
(5) 電子文書管理システム 公文書の管理行うために電子計算組織を利用して行う業務処理の体系をいう。
(6) 電子文書 第4号の文書のうち、電磁的記録(電子的記録、電磁的記録その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)によるものをいう。
(7) 紙文書 文書のうち、電子文書を除いたものをいう。
(8) 対内文書 局と局以外の本市の機関との間及び局内の課相互間において収受し、発送する文書をいう。
(9) 対外文書 対内文書以外の文書をいう。
(10) 完結文書 一定の手続に従って施行され、かつ、事案の処理を完結した文書をいう。
(11) 未処理文書 文書のうち処理が完結していないものをいう。
(12) 保存文書 第47条第3項に規定する保存期間に、課が保管する文書をいう。
(13) 書庫 課長が管理する文書の収蔵庫をいう。
(文書の処理及び取扱いの原則)
第3条 文書に関する処理事務は、原則として電子文書管理システムによって行うものとする。
2 文書の処理は、確実かつ迅速に行わなければならない。
3 文書は、丁寧に取り扱うとともに、これを保管する場合には、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(課長の職務)
第4条 課長は、常に職員をして文書及び文書の取扱いに習熟させ、随時、文書の処理状況を調査して事務処理が確実かつ迅速に行われるよう努めなければならない。
(総務課長の職務)
第5条 総務課長は、この規程に基づいて文書事務を管理統制し、適切に文書事務が行われるよう指導、改善に努めなければならない。
(文書取扱主任及び文書取扱担当の設置)
第6条 課に文書取扱いの責任者として文書取扱主任を置き、文書取扱主任の補助者として文書取扱担当を置く。
2 文書取扱主任及び文書取扱担当は、課長が指名する。
(文書取扱主任の職務)
第7条 文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査及び受理に関すること。
(3) 文書の処理促進に関すること。
(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(5) 文書処理状況の調査、完結文書の整理及び編さんに関すること。
(6) 文書の保存及び引継ぎに関すること。
(7) 保存文書の廃棄の承認に関すること。
(8) 電子文書管理システムの運用管理に必要な指導に関すること。
(9) その他文書の取扱いに関すること。
(文書処理に必要な帳簿等)
第9条 文書処理のため作成する帳簿等は、次のとおりとする。
(1) 総務課に備えるもの
ア 特殊文書配布簿
イ 電報配布簿
ウ 郵便切手受払簿
エ 料金後納郵便物差出票
オ 現金書留等受領簿(別記様式)
(2) 各課に備えるもの
枝番号簿
(3) 一般帳票等
ア 収受日付印
イ 起案用紙
ウ 印刷依頼票
(文書の種類)
第10条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書 法規文書、公示文書及び令達文書をいう。
ア 法規文書
(ア) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、地方公共団体がその事務について、議会の議決を経て制定するものをいう。
(イ) 規則 法第15条の規定によって市長が制定するものをいう。
(ウ) 企業管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定に基づき管理者が制定するものをいう。
(エ) 要綱 条例、規則及び企業管理規程による事務の執行に係る裁量基準等を定めるものをいう。
(オ) 要領 条例、規則、企業管理規程又は要綱の実施に関する事務の手続及び一般的事務の処理手続を規定するものをいう。
イ 公示文書
(ア) 告示 管理者が、法令等の規定に基づいて公示すべき事項又はその権限に基づいて処分若しくは決定した事項その他特に重要な事項について、広く一般に知らせるために公示するものをいう。
(イ) 公告 一定の事項又は事実を広く一般に知らせるために公示するものをいう。
ウ 令達文書
(ア) 訓令 管理者が、職員に対して権限の行使について指揮するために発する命令で、職務運営の基本的な事項に関するものをいう。
(イ) 庁達 管理者が、職員に対して個々の職務執行上の取扱要領、法令の解釈等を指示するものをいう。
(ウ) 達 管理者が、特定の個人又は団体に対して、一方的に、特定の事項についての行為や不作為を命じ、又は与えた許可、認可、承認等を取り消す場合に発するものをいう。
(エ) 指令 管理者が、個人又は団体からの申請、願等に対して、許可、認可、承認等の一定の処分の意思を表示するものをいう。
(2) 一般文書 例規文書以外の文書をいう。
(文書の記号及び番号)
第11条 文書には、別表に掲げる記号及び次により定める番号を付けなければならない。
(1) 企業管理規程には、それぞれ電子文書管理システムにより、年間を通じて一連番号を記載すること。
(2) 要綱、要領、告示、公告、訓令、庁達、達及び指令には、それぞれ電子文書管理システムにより、会計年度ごと一連番号を記載すること。ただし、指令については、一連番号をもって処理することが適当と認めるものは、総務課長に合議の上、別に担当課において、枝番号簿により処理することができる。
(3) 一般文書は、電子文書管理システムによって処理し、会計年度ごとに一連番号とすること。ただし、同一事案に係るものは、枝番号簿により付する番号によって、処理することができる。
(4) 文書の性質上、枝番号簿による処理に適さないと認めるときは、前号ただし書の規定にかかわらず、電子文書管理システムによって処理するものとする。
(1) 庁達 局長名
(2) 軽易な事件に関する文書及び対内文書 局課長名
(発送文書の日付)
第13条 発送文書の日付は、文書の施行年月日とする。
第2章 文書の収受及び配布
(到着文書の取扱い)
第14条 到着文書は、総務課において受領し、次により処理しなければならない。
(1) 管理者、局長及び局宛ての文書並びに封筒に記載された宛先のみによっては配布先が分からない文書は、これを開封し、担当課に配布すること。その後担当課で電子文書管理システムにより必要事項を入力し、収受すること。
(2) 前号に該当しない文書は、これを開封せず、直接担当課に配布すること。その後、必要に応じて、担当課で電子文書管理システムにより必要事項を入力し、収受すること。
(3) 親展又は機密等の表示のある封書及び書留郵便により収受した文書は、開封しないでその封筒に収受日付印を押し、特殊文書配布簿により名宛人に配布すること。
(4) 現金、金券又は有価証券の送付を受けたときは、現金書留等受領簿により名宛人に配布すること。
(5) 不服申立て、訴願、訴訟又は債権差押えに関する文書その他文書収受の日時が行為の効力に関係があるものは、収受時刻を明記し、第3号により処理すること。
(6) 電報は、その余白に収受日付印を押し、時刻を記入の上、電報配布簿により名宛人に配布すること。
(7) 2以上の課に関連する文書は、その内容が最も関係の深い課に配布するものとし、その担当課を定め難いとき、又は配布を受けた課からその文書の所管に異議の申出があったときは、総務課長の指示を受けること。
(料金未納郵便物の収受)
第15条 料金の未納又は不足の郵便物が到着したときは、発信者が官公署であるもの又は公務に関するものと認められるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
第3章 文書の処理
(配布文書の処理)
第16条 配布を受けた文書は、文書取扱主任において分類番号及び保存期間を記入し、文書処理簿に記載の上、直ちに課長の閲覧を受けなければならない。
2 課長は、文書処理簿により、副課長、主幹又は担当副主幹に処理方針を示して処理させなければならない。
3 前項の規定により配布を受けた文書は、副課長、主幹又は担当副主幹において直ちに起案又は供覧その他必要な処置をとり、文書処理簿に処理経過を記載し、常にその状況を明らかにしておかなければならない。
4 配布を受けた文書のうち、その所管でないと認められるもの及び親展文書として配布を受け、普通文書として処理しても差し支えないものは、文書取扱主任において直ちに総務課に回付しなければならない。
(他課等に関係ある文書)
第17条 他の課又は局以外の本市の機関(以下「他課等」という。)に関係ある重要文書は、文書取扱主任においてその写しを作成し、他課等に配布するものとする。
(供覧)
第18条 収受文書で、次の各号のいずれかに該当する文書の配布を受けたときは、その文書の欄外に「供覧」と朱書し、意見等を付して直ちに上司に供覧し、その指示を受けなければならない。
(1) 特に重要な文書又は異例の事件に関する文書で、その処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要があるもの
(2) 事務の性質により、その処理が長期の日時を要すると認められるもの
(起案)
第19条 起案は、電子文書管理システムによるものとし、次に掲げるところによらなければならない。ただし、収入支出等経理に関するもの又は請負契約等別に定めのあるものは、この限りでない。
(1) 起案に添付する文書(以下「添付文書」という。)の全部を容易に電子文書とすることができる場合は、電子文書管理システムにより電子的に起案すること。
(2) 添付文書の全部を容易に電子文書にすることができない場合は、電子文書管理システムに必要事項を登録した後、紙に印刷した起案用紙(都城市文書取扱規則(平成18年規則第32号)様式第8号)により起案すること。
(3) 文書は、事件ごとに起案すること。ただし、二つ以上の事件で相互に関連のあるものは、これらを一つの事件とみなし、一つの起案により処理することができる。
(4) 文体、用語、用字、配字等については、都城市公用文に関する規程(平成17年度訓令第18号)によること。
(5) 決裁区分、取扱区分、発送区分及び起案年月日を明示し、更に処理期限のあるものはその期限を記入すること。
(6) 起案文書には件名を標記し、定例又は軽易な文書を除き、起案の理由又は要旨を記載し、本文は簡明に、内容が複雑なときは、できるだけ箇条書にすること。
(7) 関係法規その他参考となる事項を付記し、関係書類を添付すること。
(8) 発送文書中特に日付を指定しようとするときは、その日付を起案用紙に明示すること。
(9) 電報案は、特に簡明に、略符号があるものは努めてこれを用い、電報発信用紙に記載して総務課に送付すること。
(10) 起案文書は、課長の決裁を受ける前に文書取扱主任の審査を受けること。
(11) 起案文書には、文書取扱主任において必ず分類番号及び保存区分を明示すること。
(文書の左横書き)
第20条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により書式が縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署において書式が縦書きと定められているもの
(3) 広報紙(広報都城等)
(4) 賞状、表彰状、感謝状、式辞、祝辞その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの
(文書の敬称)
第21条 文書に用いる敬称は、原則として「様」とする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 国又は他の公共団体が定めている様式で、これによらなければならないもの
(2) 「御中」、「各位」又は「先生」を用いるのが適当なもの
(3) 表彰状、感謝状及び賞状で「君」又は「さん」を用いるのが適当なもの
(4) 市長等に対する申請書等で「宛て」を用いるのが適当なもの
(5) 原則として敬称を省略するもの
(6) その他局長が認めるもの
(決裁区分)
第22条 決裁区分の表示は、都城市上下水道局事務決裁規程(平成29年度上下水道事業管理規程第4号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより、次によるものとする。この場合において、押印を必要としない欄は、斜線等で消すものとする。
(1) 管理者の決裁を受けるもの 市長決裁
(2) 局長の決裁を受けるもの 局長決裁
(3) 課長の決裁を受けるもの 課長決裁
(取扱区分及び発送区分)
第23条 取扱区分及び発送区分の表示は、次に定めるところによる。
(1) 取扱区分
ア 例規となるもの 例規
イ 秘密に属するもの 秘
ウ 重要なもの 重要
エ 急を要するもの 至急
(2) 発送区分
ア 郵便をもって発送するもの 普通、書留、速達、親展、内容証明、配達証明又は小包
イ 電報、電子メール、ファックス又は総合行政ネットワークの電子文書交換システムを利用して発送するもの 普通、至急、親展又は電送
ウ 職員が送達するもの 使送
(回議及び決裁)
第24条 起案文書は、決裁規程の定めるところにより、上司の決裁を受けなければならない。
2 前項の規定により決裁を受ける場合の回議の順序は、関係職員、主査、担当副主幹、主幹、文書取扱主任、副課長、課長、局長、市長の順とする。ただし、副課長を2人置く課にあっては、課長の指示する方法により回議する。
(合議)
第25条 起案の内容が他課等に関係がある場合は、次に定めるところに従い、当該起案文書を当該他課等に合議しなければならない。
(1) 他の課に合議を必要とする場合は、まず担当課長までの回議又は決裁を済ませてから、他の課へ回付すること。この場合において、他の課内における合議の順序は、回議の例による。
(2) 局以外の本市の機関に合議する場合は、局長までの回議又は決裁を済ませてから、当該機関に回付すること。
2 合議を受けた他課等における合議の順序は、回議の例によること。ただし、原則として、関係課員、主査、文書取扱主任並びに担当以外の主幹、副課長及び副主幹への合議は、要しない。
第26条 削除
(合議の促進)
第27条 起案文書を合議する場合は、当該事案に最も関係のある他課等に合議するものとし、不必要な合議をすることのないようにしなければならない。
2 多くの課に関係する文書のうち合議の必要のないものにあっては、事案に関する文書を複写して関係課に供覧し、起案文書による合議を省略することができる。
(起案文書の持ち回り)
第28条 起案文書のうち、急を要するもの、説明を要する重要なもの、異例に属するもの又は秘密に属するものは、課長又は担当者が持ち回らなければならない。
(合議を受けた起案文書の処理)
第29条 合議を受けた文書は、直ちに同意又は不同意の決定を行い、いたずらに合議文書を止めておくことのないように努めなければならない。
2 合議された事案に異議がある場合は、起案文書の担当課と協議して調整するものとする。ただし、協議により調整できない場合において、起案文書が紙文書であるときは、修正案又は反対意見をこれに記載又は添付し、起案文書が電子文書であるときは、電子文書管理システムによって修正案又は反対意見をこれに記載又は添付して、回付するものとする。
(総務部総務課長への合議)
第30条 次に掲げる文書は、総務部総務課長に合議しなければならない。
(1) 条例、規則、企業管理規程等の制定又は改廃に関する文書
(2) 議会に提出する議案又は諮問若しくは報告等に関する文書
(3) 訴願又は訴訟に関する文書
(4) 交通事故等損害賠償に関する文書
(5) 議会の議決を要する契約に関する文書
(6) その他法令上特に問題となるもの
第32条 削除
(文書の審査)
第33条 契約書その他管理者名をもってする文書については、総務課の審査を受けるものとし、総務課長が必要と認めるものについては、総務部総務課の審査を受けなければならない。
(1) 起案の形式及び決裁の方法
(2) 用語、用字及び文体
(3) 分類及び保存区分
(4) その他文書書式
(訂正、廃案等の処置)
第34条 起案文書の記載事項のうち、金額その他重要な事項を訂正したときは、訂正者は必ず訂正箇所に押印しなければならない。また、原案が廃案となり、又は重要な変更を受けて決裁されたときは、担当課は、合議した課に通知しなければならない。
(管理者の決裁手続)
第35条 管理者の決裁を受ける起案文書の取扱いは、総合政策部秘書広報課(以下「秘書広報課」という。)において行うものとする。ただし、持ち回りによる起案文書は、この限りでない。この場合には、持ち回りする課長又は担当者が決裁年月日を記入するものとする。
(決裁済文書の取扱い)
第36条 管理者の決裁済文書は、秘書広報課において、局長及び課長の決裁済文書は、文書取扱主任において決裁年月日を記入しなければならない。
第37条 削除
(未処理文書の督促)
第38条 総務課長は、随時、文書の処理状況を調査し、相当の期間を経過した未処理文書があるときは、その処理について担当課長に督促しなければならない。
2 前項の規定により督促を受けた課長は、直ちに未処理文書を処理し、その旨を総務課長に報告しなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
第39条 削除
(発送文書)
第40条 発送文書は、すべて上司の決裁を受けたものでなければならない。
2 発送文書には、第11条の規定に従い記号及び番号をつけなければならない。
(公印)
第41条 発送文書には、公印を受けなければならない。ただし、特別の理由がある場合は、公印に代えて当該公印の印影を印刷することができる。
2 対内文書及び多量に印刷又は複写した同一事案の特に軽易な対外文書は、公印又は公印の印影を省略することができる。この場合において、公印又は公印の印影を省略したときは、原則として当該文書の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
(発送手続)
第42条 発送文書は、担当課において、その文書の封筒に宛先及び文書の取扱いの課名及び担当名を明記し、退庁時限3時間前までに総務課に送付しなければならない。
2 前項により送付を受けた文書は、総務課において次により処理しなければならない。
(1) 郵便によるものは、料金後納取扱い又は料金別納取扱いとすることができる。
(2) 料金後納取扱いとする場合は、料金後納郵便物差出票に所要事項を記入して発送すること。
(3) 料金別納取扱いとする場合は、小切手払い、郵便切手又ははがきを使用して発送すること。
(4) 電信によるものは、電報発信用紙に所要事項を記入し、電話託送すること。
3 ファックスによる発送文書は、ファックス送信状に所要事項を記載の上送信しなければならない。
(対内文書の発送)
第43条 対内文書については、前条の規定にかかわらず、担当課において発送するものとする。
第5章 文書の整理、編さん及び保存
(文書整理の原則)
第44条 文書は常に整理し、確実に保管するとともに、非常災害時に際して応急処置がとれるように、あらかじめ適切な方法を講じておかなければならない。
(事務担当者の文書の整理)
第45条 事務担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次の各号により区分整理しなければならない。
(1) 未処理文書は、常にその所在及び処理状況を明らかにしておくこと。
(2) 完結文書は、分類、保存区分、認印等について確認した上、直ちに文書取扱主任に引き継ぐこと。
(完結文書の整理)
第46条 文書取扱主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、次により整理しなければならない。
(1) 文書処理簿の所定欄に完結年月日、分類、保存区分を記入して課長の閲覧に供すること。
(2) 同一分類の紙文書を、完結年月日順に仮つづりすること。
(3) 表紙に分類、年度、保存区分及び簿冊名並びに課名を記入すること。
(4) 年度を超えて処理した文書は、その文書が完結した年度の分に仮つづりすること。
(文書の保存期間)
第47条 文書の保存期間は、文書の重要性に応じて、次に掲げるとおりとする。
(1) 30年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
(6) 事務処理上必要な1年未満の期間
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び事項が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存期間については、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間によるものとする。
3 文書の保存期間は、暦年によるものは、文書の完結した年の翌年の1月1日から、会計年度によるものは、翌会計年度4月1日から起算するものとする。
(文書の編さん及び保存)
第48条 整理済の紙文書は、担当課において次により編さん、装ていしなければならない。
(1) 同一事件であって数種類の項目に関連した文書は、その関係の最も深い項目に編さんすること。
(2) 保存期間を異にする2以上の事件で、同一事件として編さんすることが適当な文書は、長期の保存区分にすること。
(3) 図書、計算書等は、適宜に折りたたみ、封筒に収めるなどして編さんすること。
(5) 編さんする簿冊には、文書索引目次をつけること。
(6) 編さん、装ていした紙文書の簿冊の表紙には、分類番号、年度、保存区分、簿冊名及び課名を、背表紙には、分類番号、年度、簿冊名、保存区分、廃棄年度及び課名を記載すること。
(7) 紙数の都合により類似する分類の紙文書を合冊するときは、区分紙を差し入れてその項目別を明らかにし、表紙に各項目を標記すること。
(保存文書の収蔵及び台帳記帳)
第49条 前条の規定により編さん、装ていした紙文書は、担当課において年度別、分類別に一括して書庫に収蔵し、保存文書台帳に登録しなければならない。
2 完結した電子文書は、電子文書管理システムで保管するものとする。
(廃棄手続)
第50条 担当課長は、保存期間の満了した文書を電子文書管理システムを用いて調査し、総務課長に合議の上、その文書を廃棄しなければならない。
2 担当課長は、保存期間が満了しない文書であっても、総務課長と協議の上、保存の必要がないと認めるものについては、前項の規定に準じて廃棄することができる。
3 20年を経過した保存文書は、総務課長及び担当課長がその内容を検討し、引き続き保存の必要がないと認めたときは、第1項の規定に準じて廃棄することができる。
4 前3項の規定により保存文書を廃棄したときは、保存文書台帳にその旨を記入しなければならない。
5 廃棄文書で機密に属するもの又は印影その他で使用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断等の処置を講じなければならない。
(継続保存)
第51条 前条第1項の規定による合議により保存の必要があると認めた文書については、更に期間を定めて保存できる。この場合においては、文書にその理由を明記しなければならない。
(害虫からの予防)
第52条 保存文書は、随時虫干し等を行い、害虫の予防に注意しなければならない。
第6章 雑則
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月19日都城市上下水道事業管理規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第11条関係)
1 法規文書
区分 | 企業管理規程 | 要綱・要領 |
記号 | 都城市上下水道事業管理規程第 号 | 都城市上下水道局告示第 号 |
2 公示文書
区分 | 告示 | 公告 |
記号 | 都城市上下水道局告示第 号 | 都城市上下水道局公告第 号 |
3 令達文書
区分 | 指令 | 訓令 |
記号 | 都城市上下水道局指令第 号 | 都城市上下水道局訓令第 号 |
4 一般文書
区分 | 収受した文書に基づいて発する文書 | 自らの発議によって発する文書 | 対内文書 |
総務課 | 都水総第 号 | 都水総第 号 | 水総第 号 |
水道課 | 都水道第 号 | 都水道第 号 | 水道第 号 |
下水道課 | 都水下第 号 | 都水下第 号 | 水下第 号 |
区分 | 達 | 庁達 |
記号 | 都城市上下水道局達第 号 | 都城市上下水道局庁達第 号 |
