○都城市教育委員会文書取扱規則
平成18年1月1日
都教委規則第9号
目次
第1章 総則(第1条―第13条)
第2章 文書の収受及び配布(第14条・第15条)
第3章 文書の処理(第16条―第34条)
第4章 文書の発送(第35条―第39条)
第5章 文書の整理、編さん及び保存(第40条―第50条)
第6章 雑則(第51条・第52条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規則は、都城市教育委員会事務局及び教育機関(以下「委員会」という。)における文書事務の処理を適正かつ能率的に行うため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 都城市情報公開条例(平成18年条例第28号。以下「公開条例」という。)第2条第2号に定める公文書をいう。
(2) 電子文書管理システム 公文書の管理を行うために電子計算組織を利用して行う業務処理の体系をいう。
(3) 電子文書 第1号の文書のうち、電磁的記録(電子的記録、電磁的記録その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)によるものをいう。
(4) 紙文書 文書のうち、電子文書を除いたものをいう。
(5) 対内文書 委員会と委員会以外の本市の機関との間及び委員会内の課相互間において収受し、発送する文書をいう。
(6) 対外文書 対内文書以外の文書をいう。
(7) 完結文書 一定の手続に従って施行され、かつ、事案の処理を完結した文書をいう。
(8) 未処理文書 文書のうち処理が完結していないものをいう。
(9) 保存文書 第43条第3項に規定する保存期間に保管する文書をいう。
(10) 書庫 課長が管理する文書の収蔵庫をいう。
(11) 課 都城市教育委員会の組織及び事務分掌等に関する規則(平成18年都教委規則第10号。以下「組織規則」という。)第4条に規定する課及び第6条に規定する教育機関のうち、美術館及び都城島津邸をいう。
(12) 部長 組織規則第9条第1項に規定する教育部長をいう。
(13) 課長 組織規則第9条第2項に規定する課長、都城市立美術館条例(平成18年条例第273号)第6条に規定する館長及び都城市島津邸条例(平成21年条例第56号)第5条に規定する館長をいう。
(14) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。
(15) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書の処理及び取扱いの原則)
第3条 文書に関する事務処理は、原則として電子文書管理システムによって行うものとする。
2 文書の処理は、確実かつ迅速に行わなければならない。
3 文書は、丁寧に取り扱うとともに、これを保管する場合には、常にその所在を明確にしておかなければならない。
(課長の職責)
第4条 課長は、常に職員をして文書及び文書の取扱いに習熟させ、随時、文書の処理状況を調査して事務処理が確実かつ迅速に行われるよう努めなければならない。
(教育総務課長の職責)
第5条 教育総務課長は、この規則に基づいて文書事務を管理統制し、適切に文書事務が行われるよう指導、改善に努めなければならない。
(文書取扱主任及び文書担当者の設置)
第6条 課に文書取扱いの責任者として文書取扱主任を置き、文書取扱主任の補助者として文書取扱担当を置く。
2 文書取扱主任及び文書担当者は、課長が指名する。
(文書取扱主任の職責)
第7条 文書取扱主任は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査及び受理に関すること。
(3) 文書の処理促進に関すること。
(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(5) 文書処理状況の調査、完結文書の整理及び編さんに関すること。
(6) 文書の保管及び引継ぎに関すること。
(7) 保存文書の廃棄の承認に関すること。
(8) 保存文書の廃棄に関すること
(9) 電子文書管理システムの運用管理に必要な指導に関すること。
(文書処理に必要な帳簿等)
第9条 文書処理のため作成する帳簿等は、次のとおりとする。
(1) 教育総務課に備えるもの 例規番号簿
(2) 各課に備えるもの
ア 枝番号簿
イ 郵便切手受払簿
(3) 一般帳票等
ア 郵券請求書
イ 収受日付印
ウ 起案用紙
エ 電報発信用紙
オ ファックス送信状
カ 保存文書貸出申請書
キ 保存文書閲覧・複写承認願
(文書の種類)
第10条 文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 例規文書 法規文書、公示文書及び令達文書をいう。
ア 法規文書
(ア) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき、地方公共団体がその事務について、議会の議決を経て制定するものをいう。
(イ) 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定に基づき、委員会が制定するものをいう。
(ウ) 要綱 条例、規則及び訓令による事務の執行に係る裁量基準等を定めるものをいう。
(エ) 要領 条例、規則、訓令又は要綱の実施に関する事務の手続及び一般的事務の処理手続を規定するものをいう。
イ 公示文書
(ア) 告示 委員会が、法令等の規定に基づいて公示すべき事項又はその権限に基づいて処分若しくは決定した事項、その他特に重要な事項について、広く一般に知らせるために公示するものをいう。
(イ) 公告 一定の事項又は事実を広く一般に知らせるために公示するものをいう。
ウ 令達文書
(ア) 訓令 委員会が職員に対して権限の行使について指揮するために発する命令で、職務運営の基本的な事項に関するものをいう。
(イ) 庁達 委員会が職員に対して個々の職務執行上の取扱要領、法令の解釈等を指示するものをいう。
(ウ) 達 委員会が、特定の個人又は団体に対して、一方的に、特定の事項についての行為や不作為を命じ、又は与えた許可、認可、承認等を取り消す場合に発するものをいう。
(エ) 指令 委員会が、個人又は団体からの申請、願等に対して、許可、認可、承認等の一定の処分の意思を表示するものをいう。
(2) 一般文書 例規文書以外の文書をいう。
(文書の記号及び番号)
第11条 文書には、別表に掲げる記号及び次に定める番号を付けなければならない。
(1) 規則は、電子文書管理システムにより、年間を通じて一連番号を記載すること。
(2) 要綱、要領、告示、公告、訓令、庁達、達及び指令には、それぞれ電子文書管理システムにより、会計年度ごとに一連番号を記載すること。
(3) 一般文書は、電子文書管理システムにより、会計年度ごとに一連番号とし、同一年においてその事件が完結するまで同一番号とすること。
2 達、指令及び一般文書で同一事案に係るものは、前項の規定にかかわらず、枝番号簿による番号によって処理することができる。
(1) 庁達 部長名
(2) 軽易な事件に関する文書及び対内文書 部長名及び課長名
(発送文書の日付)
第13条 発送文書の日付は、文書の施行年月日とする。
第2章 文書の収受及び配布
(到着文書等の取扱い)
第14条 到着文書等は、各課において受領しなければならない。
2 教育委員会及び教育長宛ての文書並びに封筒に記載された宛先のみによっては配布先が分からない文書は、教育総務課においてこれを開封し、担当課に配布するものとする。その後、必要に応じて、担当課で電子文書管理システムにより必要事項を入力し、収受すること。
3 2以上の課に関連する文書は、その内容が最も関係の深い課が受領するものとし、その担当課を定め難いときは、教育総務課長の指示を受けること。
(料金未納郵便物の収受)
第15条 料金の未納又は不足の郵便物が到着したときは、発信者が官公署であるもの又は公務に関するものと認められるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。この場合においては、郵便切手をもって処理するものとする。
第3章 文書の処理
(配布文書の処理)
第16条 配布を受けた文書は、担当者又は文書取扱主任において直ちに起案、供覧その他必要な処理をしなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するものは、意見等を付して直ちに上司に供覧し、その指示を受けなければならない。
(1) 特に重要な文書又は異例の事件に関する文書であって、その処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要があるもの
(2) 事務の性質により、その処理が長期の日時を要すると認められるもの
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書又は処理をせず閲覧にとどまるものは、その余白に押印することにより処理することができる。
3 配布を受けた文書のうち、その所管でないと認められるものは、文書取扱主任において直ちに総務課に回付しなければならない。
4 他課に関係ある文書は、関係課に供覧するものとする。
第17条 削除
(起案)
第18条 起案は、電子文書管理システムによるものとし、次に掲げるところによらなければならない。ただし、収入支出等経理に関するもの又は請負契約等財務会計システムによるものは、この限りでない。
(1) 起案に添付する文書(以下「添付文書」という。)の全部を容易に電子文書にすることができる場合は、電子文書管理システムにより電子的に起案すること。
(2) 添付文書の全部を容易に電子文書にすることができない場合は、電子文書管理システムに必要事項を登録した後、紙に印刷した起案用紙(別記様式)により起案すること。
(3) 文書は、事件ごとに起案すること。ただし、2以上の事件で相互に関連のあるものは、これらを一つの事件とみなし、一つの起案により処理することができる。
(4) 文体、用語、用字、配字等については、都城市公用文に関する規程(平成17年度訓令第18号)によること。
(5) 決裁区分、取扱区分、発送区分及び起案年月日を明示し、更に処理期限のあるものは、その期限を記入すること。
(6) 起案文書には件名を標記し、定例又は軽易な文書を除き、起案の理由又は要旨を記載し、本文は簡明に、内容が複雑なときはできるだけ箇条書にすること。
(7) 関係法規その他参考となる事項を付記し、関係書類を添付すること。
(8) 発送文書中特に日付を指定しようとするときは、その日付を起案用紙に明示すること。
(9) 電報案は、特に簡明に、略符号があるものは努めてこれを用い、電報発信用紙に記載して教育総務課に送付すること。
(10) 起案文書は、課長の決裁を受ける前に文書取扱主任の審査を受けること。
(文書の左横書き)
第19条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により又は他の官公署において書式が縦書きと定められているもの
(2) 賞状、表彰状、感謝状、式辞、祝辞、弔辞その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの
(文書の敬称)
第20条 文書に用いる敬称は、原則として「様」とする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 国又は他の公共団体が定めている様式で、これによらなければならないもの
(2) 「御中」、「各位」又は「先生」を用いるのが適当なもの
(3) 表彰状、感謝状及び賞状で「君」又は「さん」を用いるのが適当なもの
(4) 教育委員会、教育長又は教育機関の長に対する申請書等で「宛て」を用いるのが適当なもの
(5) 原則として敬称を省略するもの
(6) その他特に必要があるもの
(決裁区分)
第21条 決裁区分の表示は、都城市教育委員会事務決裁規則(平成18年都教委規則第8号。以下「決裁規則」という。)の定めるところにより、次によるものとする。この場合において、押印を必要としない欄は、斜線等で消すものとする。
(1) 教育長の決裁を受けるもの 教育長決裁
(2) 部長の決裁を受けるもの 部長決裁
(3) 課長の決裁を受けるもの 課長決裁
(取扱区分及び発送区分)
第22条 取扱区分及び発送区分の表示は、次の表に定めるところによる。
区分 | 表示 | |
取扱区分 | 例規となるもの | 例規 |
秘密に属するもの | 秘 | |
重要なもの | 重要 | |
急を要するもの | 至急 | |
その他 | 普通 | |
発送区分 | 郵便をもって発送するもの | 普通、書留、速達、親展、内容証明、配達証明、小包 |
電報、電子メール、ファックス又は総合行政ネットワークの電子文書交換システムを利用して発送するもの | 普通、至急、親展、電送 | |
職員が持参するもの | 使送 | |
(回議及び決裁)
第23条 起案文書は、決裁規則の定めるところにより、上司の決裁を受けなければならない。
2 前項の規定により決裁を受ける場合の回議の順序は、原則として関係職員、主査、担当副主幹、文書取扱主任、担当主幹、課長、部長、教育長の順とする。
(合議)
第24条 起案の内容が他課等に関係がある場合は、次に定めるところに従い、当該起案文書を当該他課等に合議しなければならない。
(1) 他の課に合議を必要とする場合は、まず担当課長までの回議又は決裁を済ませてから、他の課へ回付すること。この場合において、他の課内における合議の順序は、回議の例によるものとし、原則として、関係課員、文書取扱主任並びに担当以外の主幹及び副主幹への合議は、原則として要しない。
(2) 委員会以外の本市の機関に合議する場合は、部長又は教育長までの回議又は決裁を済ませてから、当該機関に回付すること。
(3) 総務部長の合議を必要とするものは、総務部長の合議が最後になるように合議すること。
(文書の代決及び後閲)
第25条 決裁規則により、事案につき代決するときは、押印欄に「代」と表示した上、代決する者が押印しなければならない。
2 起案文書の決裁が急を要するにもかかわらず、決裁権者以外の上司が不在の場合は、当該押印欄に「後閲」と記載し、当該上司が登庁の後、直ちに供覧しなければならない。
(合議の促進)
第26条 起案文書を合議する場合は、当該事案に最も関係のある他課等に合議するものとし、不必要な合議をすることのないようにしなければならない。
2 多くの課に関係する文書のうち合議の必要のないものにあっては、事案に関する文書を複写して関係課に供覧し、起案文書による合議を省略することができる。
(起案文書の持回り)
第27条 起案文書のうち、急を要するもの、説明を要する重要なもの、異例に属するもの又は秘密に属するものは、課長又は担当者が持ち回らなければならない。
(合議を受けた起案文書の処理)
第28条 合議を受けた文書は、直ちに同意又は不同意の決定を行い、いたずらに合議文書を止めておくことのないように努めなければならない。
2 合議された事案に異議がある場合は、起案文書の担当課と協議して調整するものとする。ただし、協議により調整できない場合において、起案文書が紙文書であるときは、修正案又は反対意見を記載又は添付し、起案文書が電子文書であるときは、電子文書管理システムによって修正案又は反対意見をこれに記載又は添付して、回付するものとする。
第29条 削除
(1) 教育委員会 教育総務課
(2) 教育長 教育総務課
(3) 教育部長 教育総務課
(4) 各課長 当該各課
2 前項の審査は、次について行い、修正に当たっては、起案の趣旨及び文意に反しない限度において修正するように努めなければならない。
(1) 起案の形式及び決裁の方法
(2) 用語、用字及び文体
(3) 分類及び保存区分
(4) その他文書形式
(訂正、廃案等の処置)
第31条 起案文書の記載事項のうち、金額その他重要な事項を訂正したときは、訂正者は必ず訂正箇所に押印しなければならない。また、原案が廃案となり、又は重要な変更を受けて決裁されたときは、担当課は、合議した課に通知しなければならない。
(決裁済文書の取扱い)
第32条 決裁済文書は、起案者において決裁年月日を記入しなければならない。ただし、電子的に起案した文書については、この限りでない。
第33条 削除
(未処理文書の督促)
第34条 教育総務課長は、随時、文書の処理状況を調査し、相当の期間を経過した未処理文書があるときは、その処理について担当課長に督促しなければならない。
2 前条の規定により督促を受けた課長は、直ちに未処理文書を処理し、その旨を教育総務課長に報告しなければならない。
第4章 文書の発送
第35条 削除
(発送文書)
第36条 発送文書は、決裁を受けたものでなければならない。
2 発送文書には、第11条の規定に従い記号及び番号を付けなければならない。
(公印)
第37条 発送文書には、公印を受けなければならない。ただし、特別の理由がある場合は、公印に代えて当該公印の印影を印刷することができる。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、公印又は公印の印影を省略することができる。この場合において、公印又は公印の印影を省略したときは、原則として当該文書の発信者名の下に「(公印又は公印の印影省略)」の表示をするものとする。
(1) 対内文書
(2) 対外文書で、次に掲げる文書
ア 多量に印刷又は複写した同一事案の文書で、特に軽易なもの
イ 公的機関からの照会に対する回答文書
ウ 会議等の開催通知文書
エ 文書物品の配布依頼文書
オ 定例的な届又は報告文書
カ 公印を押印した文書の送付文書
キ ポスター、刊行物、資料等の送付文書
ク 案内状、あいさつ状等の書簡文書
(発送手続)
第38条 発送文書は、担当課において、その文書の封筒に宛先、文書の取扱いの課名及び担当名又は担当者名を明記し、総務部総務課が指定する時間までに総務部総務課に送付しなければならない。
2 ファックスによる発送文書は、ファックス送信状に所要事項を記載の上送信しなければならない。
(対内文書の発送)
第39条 対内文書については、前条の規定にかかわらず、担当課において発送するものとする。
第5章 文書の整理、編さん及び保存
(文書整理の原則)
第40条 文書は、常に整理し、確実に保管するとともに、非常災害時に際して応急処置がとれるように、あらかじめ適切な方法を講じておかなければならない。
(文書の整理)
第41条 文書は、分類、保存区分、認印等について確認をした上、常にその所在及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理)
第42条 事務担当者は、完結文書を次により整理しなければならない。
(1) 紙文書については、同一分類の文書を、完結年月日順につづること。
(2) 前号に規定する順によってつづった紙文書のファイル又は薄冊は、表紙に分類、年度、保存区分及びファイル又は簿冊名並びに課名を記入すること。
(3) 年度を超えて処理した文書は、その文書が完結した年度の分に仮つづりすること。
(文書の保存期間)
第43条 文書の保存期間は、文書の重要性に応じて、次に掲げるとおりとする。
(1) 30年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
(6) 事務処理上必要な1年未満の期間
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書の保存期間については、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間によるものとする。
3 文書の保存期間は、暦年によるものは、文書の完結した年の翌年の1月1日から、会計年度によるものは、翌会計年度4月1日から起算するものとする。
(文書の編さん及び保存)
第44条 整理済の文書は、担当課において次により編さん、装ていしなければならない。
(1) 同一事件であって数種類の項目に関連した文書は、その関係の最も深い項目に編さんすること。
(2) 保存期間を異にする2以上の事件で、同一事件として編さんすることが適当な文書は、長期の保存区分にすること。
(3) 図書、計算書等は、適宜に折りたたみ、封筒に収めるなどして編さんすること。
(5) 編さんする簿冊には、文書索引目次を付けること。
(6) 編さん、装ていした簿冊の表紙には、分類番号、年度、保存区分、簿冊課及び課名を、背表紙には、分類番号、年度、簿冊名、保存区分、廃棄年度及び課名を記載すること。
(7) 紙数の都合により類似する分類の文書を合冊するときは、区分紙を差し入れてその項目別を明らかにし、表紙に各項目を標記すること。
(紙文書の収蔵)
第45条 前条の規定により編さんし、及び装ていした文書は、担当課において年度別及び分類別に一括して書庫に収蔵しなければならない。
(保存文書の貸出し)
第46条 保存文書の貸出しを受けようとするときは、保存文書貸出申請書により当該文書の担当課長に申し出なければならない。
第47条 削除
(廃棄手続)
第48条 担当課長は、保存期間の満了した文書を調査して、その文書を廃棄しなければならない。
2 担当課長は、保存期間が満了しない文書であっても、教育総務課長と協議の上、保存の必要がないと認めるものについては、廃棄することができる。
3 20年を経過した保存文書は、教育総務課長及び担当課長がその内容を検討し、引き続き保存の必要がないと認めたときは、廃棄することができる。
4 廃棄文書で機密に属するもの又は印影その他で使用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断等の処置を講じなければならない。
5 廃棄文書のうち歴史的価値のある文書は、図書館と協議の上、廃棄文書を図書館に引き継がねばならない。
(継続保存)
第49条 担当課長は、前条第1項の調査において必要があると認めた文書については、更に期間を定めて保存できる。この場合においては、当該保存文書にその理由を明記しなければならない。
(害虫からの予防)
第50条 保存文書は、随時虫干し等を行い、害虫の予防に注意しなければならない。
第6章 雑則
(帳票)
第51条 この規則に規定する帳票の様式については、都城市文書取扱規則(平成18年規則第32号)の例による。
(学校等の特例)
第52条 都城市立小中学校の文書の取扱いについては、この規則にかかわらず、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成18年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の日の前日までに、合併前の都城市教育委員会文書取扱規則(平成10年都教委規則第2号)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、この規則の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成19年6月14日都教委規則第4号)
この規則は、公布の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。
附則(平成19年8月16日都教委規則第5号)
この規則は、公布の日から施行し、改正後の都城市教育委員会文書取扱規則の規定は、平成19年7月1日から適用する。
附則(平成20年6月4日都教委規則第3号)
この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年5月10日都教委規則第13号)
この規則は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成27年2月17日都教委規則第9号抄)
(施行期日)
1 この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年11月18日都教委規則第19号)
この規則は、公表の日から施行し、改正後の都城市教育委員会文書取扱規則の規定は、平成27年4月1日から適用する。
附則(平成29年3月23日都教委規則第5号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成30年3月31日都教委規則第3号)
この規則は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和4年2月25日都教委規則第5号)
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第11条関係)
1 法規文書
区分 | 規則 | 要綱・要領 |
記号 | 都教委規則第 号 | 都教委告示第 号 |
2 公示文書
区分 | 告示 | 公告 |
記号 | 都教委告示第 号 | 都教委公告第 号 |
3 令達文書
区分 | 指令 | 訓令 | 達 | 庁達 |
記号 | 都教委指令第 号 | 都教委訓令第 号 | 都教委達第 号 | 都教委庁達第 号 |
4 一般文書
区分 | 記号番号 |
教育総務課 | 都教総第 号 |
学校教育課 | 都教学第 号 |
生涯学習課 | 都教生第 号 |
文化財課 | 都教文第 号 |
学校給食課 | 都教給第 号 |
美術館 | 都教美第 号 |
都城島津邸 | 都教島第 号 |
