○都城市個人情報保護事務取扱要領
平成27年9月24日
告示第245号
都城市個人情報保護事務取扱要領(平成17年度告示第11号)の全部を改正する。
第1 趣旨
個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に基づく個人情報の保護に関する事務の取扱いについては、法、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「施行規則」という。)及び個人情報の保護に関する法律についての事務対応ガイド(行政機関等向け)(個人情報保護委員会作成。以下「事務対応ガイド」という。)その他国又は個人情報保護委員会の作成するガイドライン(以下「事務対応ガイド等」という。)並びに都城市個人情報保護法施行条例(平成18年条例第29号。以下「条例」という。)及び都城市個人情報保護法施行細則(平成18年規則第31号。以下「市規則」という。)に定めるもののほか、この告示の定めるところにより行うものとする。
第2 個人情報保護の窓口
個人情報保護に関する受付等は、総務部総務課(以下「総務課」という。)において一元的に行うものとする。ただし、請求及び決定に係る事務については、上下水道局においては上下水道局総務課が、消防局においては消防局総務課が、各総合支所においては地域生活課が総務課の事務を行うものとする。このとき、総務課に報告及び協議を行うこと。
第3 個人情報の事務分担
1 総務課で行う事務
(1) 個人情報保護制度についての相談に関すること。
(2) 法に基づく個人情報に係る開示・訂正・利用停止(以下「開示等」という。)請求の受付に関すること。
(3) 個人情報保護制度についての実施機関との連絡調整に関すること。
(4) 個人情報ファイル簿の登録、修正及び抹消に関すること。
(5) 目的外利用又は外部提供についての諸記録に関すること。
(6) 個人情報の開示に係る写しの交付に要する手数料等の徴収に関すること。
(7) 開示等の請求に対する処分についての審査請求書の受付に関すること。
(8) 都城市情報公開等審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(9) 個人情報保護委員会との連絡調整に関すること。
(10) 前各号に掲げるもののほか、個人情報保護制度の運営に関し必要な事項
2 個人情報を所管する課(以下「所管課」という。)で行う事務
(1) 個人情報保護制度についての相談に関すること。
(2) 個人情報の収集、保管及び利用に関すること。
(3) 特定個人情報業務(登録・廃止・変更)届出書(市規則様式第1号。以下「特定届出書」という。)、特定個人情報ファイルの取扱状況確認票(市規則様式第2号。以下「確認票」という。)及び個人情報ファイル簿(単票)(市規則様式第9号)の作成に関すること。
(4) 目的外利用記録票(市規則様式第7号)及び外部提供記録票(市規則様式第8号)(以下「記録票」という。)の作成に関すること。
(5) 請求に係る開示等の決定に関すること。
(6) 前号の決定に係る通知書(以下「通知書等」という。)の作成に関すること。
(7) 通知書等の送付及び総務課への当該写しの提出に関すること。
(8) 個人情報の訂正、消去等、目的外利用等の停止及び利用停止の実施に関すること。
(9) 審査請求に対する個人情報の開示等の再検討及び通知に関すること。
(10) 審査会への諮問及び報告に関すること。
(11) 審査会の答申を受けての開示等の再検討及び通知に関すること。
(12) 開示請求があった個人情報の開示の実施に関すること。
(13) 前各号に掲げるもののほか、個人情報保護制度の運営に関し必要な事項
第4 個人情報の収集
1 業務の登録
(1) 個人情報ファイル簿の作成、取扱い等
事務対応ガイド等によるものとする。
(2) 確認票の作成要領
ア 「ファイルの名称」欄は、業務名を記入する。
イ 「担当課等」欄は、複数の課等にまたがる場合は併記する。
ウ 「ファイルの利用目的」欄は、当該業務が特定個人情報を何のために、どのようなことに利用するために収集するかを具体的に記入する。
エ 「ファイルに記録される項目」欄は、個人番号以外に取扱う個人情報について、該当欄にチェックする。印刷された項目以外の個人情報については、空欄の［ ］に項目を記入し、該当欄にチェックする。
オ 「特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲」欄は、本人のみの場合は「本人」欄にチェックをし、本人以外の者の個人情報を収集する場合は「本人の親族等」欄にチェックし、それ以外の項目に該当する個人について情報を収集する場合は、空欄の［ ］に項目を記入し、該当欄にチェックする。
カ 「記録される特定個人情報等の収集方法」欄は、本人及び代理人からの収集の場合は「本人」欄にチェックをし、本人以外から収集する場合は「本人外」欄及びその根拠欄にもチェックをする。また、目的外収集の場合は、「目的外」欄及び「その収集元」欄にチェックをする。複数の記録形態があるときは、当該欄の複数にチェックする。
キ 「システムによるアクセス状況記録の保存方法」欄は、記録内容、保存期間、種類、量、職員の数、点検の頻度等を記入する。
2 登録の廃止及び変更手続
(1) 登録の廃止手続
ア 所管課は、個人情報ファイル簿又は確認票に記録した業務の廃止をするときは、総務課に届出をする。
イ 総務課は、業務を廃止する日の到来を待って、当該業務に係る個人情報ファイル簿又は確認票を取り除く。
ウ 取り除いた個人情報ファイル簿又は確認票は、総務課が所管する都城市情報公開コーナー(以下「公開コーナー」という。)において別途保管し、市民の閲覧に供するものとする。
(2) 登録の変更手続
ア 所管課は、個人情報ファイル簿又は確認票に記録した内容を変更するときは、変更後の登録票を添付して総務課に届出をする。
イ 総務課は、審査の上、当該変更が適正と判断したときは、当該変更に係る個人情報ファイル簿又は確認票を差し替えるものとする。
ウ 差し替えられた個人情報ファイル簿又は確認票は、総務課において別途保管し、市民の閲覧に供するものとする。
3 個人情報の収集
法第61条に基づき、事務対応ガイド等に従って適切に対応するものとする。
第5 個人情報の保管
適正保管
(1) 市規則第4条に規定する個人情報保護管理責任者(以下「管理責任者」という。)の職務
ア 個人情報の管理の状況を定期的に点検し、所属職員を指揮、監督すること。
イ 重要な個人情報はキャビネット等に収納してその散逸を防止すること。
ウ 当該個人情報を取り扱う権限のない者に個人情報の取扱いをさせないこと。
エ 重要な個人情報が記録されている電子媒体については、その媒体の特殊性に応じた方法により、適正に管理すること。
オ 不必要となった個人情報は、速やかに廃棄又は消去すること。
カ その他個人情報の適正な管理及び安全保護を図るため必要な措置を講ずること。
(2) 取扱責任者の職務等
管理責任者は、前号に規定する職務の補助者として個人情報保護取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置くことができる。取扱責任者は、原則として都城市文書取扱規則(平成18年規則第32号)第6条に規定する文書取扱主任とする。
(3) 特定個人情報の取扱いにおける組織体制及び総括責任者等の業務
特定個人情報の取扱いに当たって組織する各責任者等の業務は次に掲げるとおりとし、個人番号の漏えい、滅失又は毀損等の事案が発生したときは、総務部長を最高情報責任者とした都城市行政組織規則(平成18年規則第10号)第19条第4項に規定する庁議を構成する者を構成員とする危機管理推進本部を設置する。
ア 総括責任者は、最高情報セキュリティ責任者を兼ねる。
イ 保護責任者は、各課等における特定個人情報の適切な管理について統括する。
ウ 監査責任者は、特定個人情報の取扱履歴等について、システムを管理する担当課に請求することができる。
エ 取扱責任者は、保護責任者を補佐し、各課等における特定個人情報の管理に関する事務について事務取扱担当者の指導に当たる。
オ 事務取扱担当者は、事務取扱責任者の監督の下、当該業務における特定個人情報の取扱いにあたり、個人番号を取り扱う事務及び特定個人情報等の範囲を明確にして業務に従事する。
(4) 個人情報の漏えい等があった場合の措置個人情報の漏えい等があった場合は、前号に掲げる措置(特定個人情報に限る。)のほか、法第68条に基づき、個人情報保護委員会への報告及び当該個人情報の本人への通知を行わなければならない。
第6 個人情報の利用
目的外利用又は外部提供
(1) 目的外利用又は外部提供の場合の本人同意を得る方法
ア 法第69条第2項第1号に規定する目的外利用又は外部提供の場合の本人同意を得る方法は、次の方法とし、当該業務の性質に応じて判断し、いずれによっても差し支えないものとする。
(ア) 必要の都度、当該者に通知をして同意書をとる。
(イ) 届出、申請等の際、同意書の提出を求める。
(ウ) 届出書、申請書等に同意欄を設け、別途署名又は記名押印を求める。
(エ) 届出書、申請書等にあらかじめ同意事項を記入しておき、当該申請等と同意を一体として扱う。
(オ) 口頭により同意を求める。
イ 口頭により同意を得たときは、同意を得た内容、年月日、担当者名等を記録し、文書として保管しておくものとする。
(2) 目的外利用又は外部提供の手続
ア 個人情報を利用する課(以下「利用課」という。)は、目的外利用又は外部提供をしようとするときは、当該個人情報を保有する課(以下「保有課」という。)及び総務課と事前に協議を行うものとする。ただし、電子計算組織による処理を伴う場合には、あらかじめ情報政策課とも協議を行うものとする。
イ 前項の協議が整ったときは、保有課に目的外利用申請書(市規則様式第3号)又は外部提供申請書(市規則様式第4号)(以下「申請書」という。)を提出するものとする。
ウ 保有課は、法の趣旨に照らして目的外利用・外部提供の可否を決定しなければならない。
オ 保有課は、決定書に基づく目的外利用又は外部提供を行ったときは、目的外利用記録票(市規則様式第7号)又は外部提供記録票(市規則様式第8号)(以下「記録票」という。)を作成し、利用課及び総務課にその写しを送付するものとする。
カ 保有課及び総務課は、送付を受けた記録票の写しを保管するものとする。この場合、保有課は、申請書及び決定書の写しを同様に保管するものとする。
(3) 記録票の作成要領
ア 「目的外利用等をさせた業務の名称・登録番号・保有課」欄は、登録票に記入した業務の名称、登録番号及び保有課名を記入する。
イ 「目的外利用等をした業務の名称・登録番号・利用課又は提供先」欄は、その業務の登録票に記入した業務の名称、登録番号及び利用課名又は提供先名を記入する。
ウ 「目的外利用等をした理由」欄は、何のために利用するのか、その理由を具体的に記入する。
エ 「目的外利用等の根拠」欄は、本人同意又は本人同意以外のいずれかの□欄にチェックをし、本人同意以外の場合は、その根拠を記入する。
オ 「目的外利用等をした個人情報項目」欄は、利用した個人情報の項目を記入する。
カ 「目的外利用等の期限」欄は、利用の期限を記入する。個人情報を利用する課の業務が継続する限り当該個人情報を利用する場合は、「継続」と記入する。
第7 開示等の請求
1 請求の受付
(1) 請求書の受付窓口
ア 請求書の受付は、一元的に総務課において行うものとする。
イ 請求書の受付は、請求された個人情報が実在するか否かを確認した後行うこと。
ウ 請求書の受付は、原則として同日に行うよう努めるものとする。
エ 総務課は、請求に係る業務の所管課が明らかでない場合、情報が複数の課に関係する場合その他相当の理由がある場合においては、当該請求を受理すべき課を定め、当該請求書を回付するものとする。
(2) 電話、口頭又は郵送による請求
ア 電話又は口頭による請求は、法第77条第1項の規定に基づき認められない。
イ 前項の規定にかかわらず、視力障害者等で文書による請求が困難な者については、口頭による請求を認めるものとする。この場合において、受付担当者は、口述筆記をして、請求者の確認を得るものとする。
(3) 代理人の取扱い
法第76条第2項等の規定に基づき、事務対応ガイド等に沿って対応する。
(4) 本人及び代理人の確認
個人情報の開示等の請求権を行使できる者は、当該個人情報の本人又は代理人に限られるため、本人及び代理人の確認は、事務対応ガイド等に沿って、的確に行うものとする。
(5) 請求者に対する説明
総務課の職員は、請求者に対して次に掲げる事項について説明するものとする。
ア 法第83条等に基づき、30日以内に可否決定を行い、やむを得ない理由があるときは、所定の期間を30日以内に限り延長することがあること。この場合は、保有個人情報開示決定等の期限の延長について(通知)(市規則様式第14号)その他市規則で定める所定の様式により請求者に通知すること。
イ 請求の可否については、保有個人情報の開示する旨の決定について(通知)(市規則様式第12号)その他市規則で定める所定の様式により通知すること。
ウ 写しの交付を請求した場合、写しの作成に要する費用は請求者の負担となること。この場合において、写しの郵送は個人情報保護の観点から親展扱いにより郵送すること。
(6) 請求書への記入の際の注意事項
次に掲げる事項については、請求書の記入漏れ、書き誤り、不明確な箇所の有無を点検し、不備があれば補正するように指導するものとする。
ア 「請求者」欄は、請求者及び決定通知書等の送付先を特定するために正確に記入してあること。
イ 「連絡先」欄は、自宅、勤務先等の電話番号が記入してあること。
ウ 保有個人情報の何を請求するのか、具体的に記入してあること。
エ その他の記載要領については、事務対応ガイド等を参照すること。
(7) 請求書の送付
総務課で請求書を受け付けたときは、請求書に受理日及び整理番号を記入し、請求書を速やかに所管課に送付する。
(8) 決定期間の起算日
ア 法第83条第1項に規定する「開示請求があった日」とは、事務対応ガイドにおいて「開示請求書が開示決定等を行う権限のある行政機関等の事務所に「到達した日」のことを指し、「到達した日」とは、開示請求書が相手の支配領域に入った日をいう」とされている。これを踏まえ、同項の開示請求があった日は、総務課において請求書を受け付けた日とする。
イ アに定めるもののほか、期間に関することは、事務対応ガイド等に定めるところによる。
2 所管課における開示・不開示の決定事務
(1) 個人情報の内容の検討
法に照らし、事務対応ガイド等に沿って、開示の可否を検討する。
(2) 開示請求の可否決定の起案にあたっては、決裁文書に次に掲げる書類を添付するものとする。
ア 請求書
イ 通知書の案
ウ 請求のあった情報の写し(必要のある場合のみとする。)
エ その他必要な資料
(3) 通知書の作成要領
事務対応ガイド等に定めるところによる。
(4) 決定期間の延長
事務対応ガイド等に定めるところによる。
(5) 決定期間の延長手続
事務対応ガイドに定めるところによる。
(6) 通知書の送付
請求に対する可否を決定したときは、速やかに通知書により請求者に通知する。
3 開示の実施
(1) 閲覧の方法
ア 文書、図画及び写真(以下「文書等」という。)の閲覧は、これらの原本を公開コーナー(これにより難い場合は、総務課その他開示請求書の受付をした課)で閲覧に供することにより行うものとする。
イ 前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、その写しにより行うものとする。
(ア) 常用の台帳、帳票等を閲覧に供することにより、日常の業務に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(イ) 文書等が破損又は汚損するおそれがあるとき。
(ウ) 法第79条の規定により部分開示するとき。
(エ) その他相当の理由があると認めたとき。
ウ 電磁的記録は、当該個人情報を出力したものにより行うものとする。ただし、イに掲げる事由に該当しないときは、電磁的記録のまま閲覧に供することも差し支えない。
(2) 写しの交付の方法
ア 文書等の写しの交付は、原則として電子複写機により作成して行うものとする。電子複写機による写しの作成ができないものについては、写しの作成を業者等に委託するものとする。
イ 写しの交付部数は、請求のあった文書1件につき1部とする。
(3) 通知書の提示
開示の実施にあたっては、請求者に通知書の提示を求めるとともに、第8・1・(4)の規定による本人又は代理人の確認を行うものとする。
(4) 指定日時以外の開示
請求者が指定の日時に来庁しなかった場合は請求者から理由を聞き、相当の理由があると認めるときは別の日時に開示するものとする。
(5) 閲覧時のカメラ等の使用
デジタルカメラその他これに類するものによる撮影は禁止する。
4 訂正又は利用停止の実施
(1) 訂正又は利用停止の場合の措置
ア 保有課は、訂正又は利用停止を決定したときは、次に掲げる措置をとるものとする。
(ア) 請求対象の個人情報を訂正又は利用停止をする。
(イ) 保有課は、前号の措置を行ったことについて、目的外利用等をしている利用課又は外部提供先に通知する。この場合において、外部提供先への通知は、市規則に定める所定の様式により行うものとする。
イ 利用課は、アの(イ)の通知を受けたときは、保有課と同様の措置をとるものとする。
(2) 訂正又は利用停止を決定した場合の当該個人情報等の取扱い
訂正又は利用停止を決定した場合は、当該請求者の情報は速やかに訂正又は利用停止をする。
第8 審査請求
1 審査請求
請求者は、個人情報の開示等に係る決定又は開示請求に係る不作為に不服がある場合は、実施機関に対し、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求をすることができる。この場合、審査請求の期間は、処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内とする。
2 審査請求書の受理に当たっての確認
(1) 処分に対する審査請求に当たっては、次の事項が記入されていること。
ア 審査請求人及び代理人(いる場合)の氏名及び住所
イ 審査請求に係る処分の内容
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分した実施機関の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
(2) 不作為に対する審査請求にあっては、次の事項が記入されていること。
ア 審査請求人の氏名及び住所
イ 当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日
ウ 審査請求の年月日
3 審査請求書の受理
(1) 審査請求書は、原則として総務課で受け付けるものとする。
(2) 審査請求は、書面によることを要し、口頭によるものは認めないものとする。
(3) 審査請求書の記入事項に不備がある場合は、補正させるものとする。
4 審査請求書の送付
総務課は、審査請求書を受け付けたときは、所管課に審査請求書の原本を送付するものとする。
5 再検討
(1) 審査請求書の送付を受けた所管課は、当該審査請求に係る当初の決定について再検討を行うものとし、その結果を総務課に報告するものとする。
(2) 再検討の結果、当初の決定を取り消して開示等に応じる決定をするときは審査会への諮問は必要ないものとする。
6 審査会への諮問手続等
(1) 所管課は、審査請求が不適法であり却下する場合又は再検討の結果、開示等に応じる場合を除き、法第105条に基づき、審査会に諮問するものとする。
(2) 所管課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、総務課に提出するものとする。
ア 請求書の写し
イ 決定書の写し
ウ 審査請求書の写し
エ 請求の対象となった個人情報
オ その他必要な資料
カ 弁明書
(3) 総務課は、所管課と必要な協議及び調整を行い、速やかに審査会に係る諮問事務を行う。
(4) 所管課は、審査請求人等に対して諮問した旨を通知するものとする。
(5) 総務課は、審査会から答申があった場合は、直ちに答申書を所管課に送付するものとする。
(6) 所管課は、審査会の答申を尊重して審査請求に対する裁決又は決定を行うものとする。
(7) 所管課は、審査請求に対する裁決を行ったときは、速やかに書面で審査請求人に通知するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
第9 事業者への規制
個人情報に係る業務を外部に委託しようとする所管課は、予定委託先の個人情報の保護体制等について必要な調査を行うとともに、条例の趣旨に基づく個人情報の保護の責務に関し、説明しなければならない。
なお、当該業務委託が電子計算組織による処理を伴うものであるときは、情報政策課と協議を行うものとする。
第10 雑則
1 費用の徴収
(1) 個人情報の開示等に係る手数料は、条例に定めるとおりとする。
(2) 費用の徴収に係る事務は、総務課の職員が行う。
2 運用状況の報告
(1) 総務課は、法第156条に基づき、個人情報保護委員会から事務の実施状況について、資料の提出及び説明の求めがあった場合は、その求めに応じる。
(2) 総務課は、個人情報の保護に関する条例を制定改廃したときは、法第167条第1項及び施行規則第70条に基づき、個人情報保護委員会に届出をする。
3 検索資料の作成等
公開コーナーは、個人情報の検索に必要な資料として次のものを備え、一般の閲覧に供するものとする。
ア 個人情報ファイル簿
イ 目的外利用・外部提供記録票の写し
ウ 文書分類及び保存表
附則
この告示は、平成27年10月5日から施行する。
附則(平成27年12月28日告示第328号)
この告示は、平成28年1月1日から施行する。
附則(平成28年3月25日告示第421号)
この告示は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年1月16日告示第331号)
この告示は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月28日告示第395号)
(施行期日)
1 この告示は、公表の日から施行する。
(経過措置)
2 出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律(平成21年法律第79号)附則第28条の規定に基づき外国人登録証明書を特別永住者証明書としてみなされる者については、当該外国人登録証明書の有効期間が満了するまでの間、第1条の規定による改正後の都城市住民異動届における届出人の本人確認に係る事務処理要領、第2条の規定による改正後の都城市診療報酬明細書等の開示に係る事務取扱要領及び第4条の規定による改正後の都城市個人情報保護事務取扱要領により本人の身分を証するものとして外国人登録証明書の提示があったときは、特別永住者証明書の提示があったものとみなす。
附則(平成31年3月19日告示第395号)
この告示は、平成31年7月1日から施行する。
附則(令和2年1月24日告示第336号抄)
この告示は、公表の日から施行する。
附則(令和4年3月31日告示第460号)
この告示は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月16日告示第322号)
(施行期日)
1 この告示は、令和5年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の日(以下「施行日」という。)の前日までになされた個人情報の保護に関する法律の改正に伴う関係条例の整理に関する条例(令和4年都城市条例第30号。以下「改正条例」という。)による改正前の都城市情報公開条例(平成18年都城市条例第28号)第7条に基づく公開請求に係る手続等については、なお従前の例による。
3 施行日の前日までになされた改正条例による改正前の都城市個人情報保護条例(平成18年都城市条例第29号)第16条から第19条の2までの規定に基づく請求であって、施行日の前日までに当該請求に係る決定がなされていないものに係る手続等については、この告示による改正後の都城市個人情報保護事務取扱要領の相当規定の相当規定によりなされたものとみなす。