(趣旨)

第1条　この告示は、憲法が保障する基本的人権を擁護し、個人のプライバシーを保護するとともに適切円滑な事務の処理を図るため、住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧台帳」という。)の閲覧に関する事務及び住民票及び戸籍の附票の写し並びに住民票の記載事項証明の交付(以下「住民票の写し等の交付」という。)に関する事務の取扱いを定めるものとする。

(閲覧台帳)

第2条　市長は、住民基本台帳に記載のある事項のうち住所、氏名、生年月日及び性別の4情報で構成された閲覧台帳を作成し、閲覧に供するものとする。ただし、閲覧に供する台帳は、特別な請求が無い限りドメスティック・バイオレンス及びストーカー被害等の支援措置を受けている者を削除したものとする。

(閲覧日の事前予約)

第3条　市長は、閲覧台帳の閲覧を申請する者(以下「閲覧申請者」という。)に対し、事前に閲覧日の予約をさせるものとする。

(閲覧の申請)

第4条　市長は、閲覧台帳の閲覧を請求する国又は地方公共団体等の機関に対し、申請書(様式第1号又は必要事項を記載した適宜の様式)を閲覧予定日の1週間前までに提出させるものとする。

(閲覧誓約書及び資料の提出)

第5条　市長は、閲覧申請者に対し、前条に規定する申請書に次に掲げる書類(以下「添付書類」という。)を添付させ、閲覧予定日の1週間前までに提出させるものとする。

(申請内容の確認)

第6条　市長は、前2条に規定する申請書及び添付書類(以下「申請書等」という。)に記載された内容が明確でない又は疑義があるときは、必要に応じ閲覧申請者に質問をし、その内容を確認するものとする。この場合において、必要と認めるときは、その内容を明らかにする申請書等の提出を求めることができる。

(閲覧目的の限定)

第7条　市長は、個人又は法人等からの申出による閲覧台帳の閲覧について、次に掲げる目的に限るものとする。

(閲覧者の資格の確認等)

第8条　市長は、閲覧者に対して、公的機関の発行した顔写真付きの身分証明書の提示を求めて、その者の資格等を確認するものとする。

(閲覧の方法等)

第9条　市長は、前条の規定により資格等を確認した閲覧者に対して転記事項を特定した閲覧記録用紙を交付し、その項目に限って転記させ、閲覧終了後に転記された当該記録用紙を複写として控えるものとする。

(閲覧の拒否)

第10条　市長は、閲覧台帳の閲覧申請があった場合において、次の各号に掲げる事由のいずれかに該当する場合は、当該申請に応じないことができる。

(閲覧状況の公表)

第11条　市長は、閲覧に係る事項について年1回以上公表するものとし、その公表の方法は、告示その他適宜の方法により行うものとする。

(住民票の写し等の交付の請求)

第12条　市長は、住民票の写し等の交付を請求する者(以下「請求者」という。)に対し、次に掲げる事項を記載した請求書を提出させるものとする。

(請求者の資格等の確認)

第13条　市長は、請求者に対して、公的機関の発行した顔写真付きの身分証明書の提示を求めて、その者の資格等を確認するものとする。

(請求理由等の確認)

第14条　市長は、請求書の請求理由欄に記載された内容が明確でない場合には、必要に応じ請求者に質問をし、その内容につき確認するものとする。この場合において必要があると認めるときは、その内容を明らかにする資料の提出を求めることができる。

(確認内容の補記)

第15条　前2条の規定による確認をしたときは、その確認内容及び方法を請求書の余白に記載するものとする。

(住民票の写し等の交付の拒否)

第16条　市長は、住民票の写し等の交付の請求があった場合において、次の各号に掲げる事由のいずれかに該当するときは、住民基本台帳法第12条第6項又は第20条第5項において準用する第12条第6項の規定により当該請求に応じないことができる。

(郵便又は電子情報処理組織による請求の取扱い)

第17条　市長は、郵便又は電子情報処理組織(市の機関等の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。)とその手続等の相手方の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)による住民票の写し等の交付の請求があった場合は、原則として第12条から前条までの規定に準じて取り扱うものとする。

(個人番号カードを利用した端末機による請求の取扱い)

第18条　市長は、個人番号カードを利用した端末機による住民票の写し等の交付の請求があった場合は、第12条から第16条までの規定にかかわらず、都城市個人番号カードを利用した多機能端末機及び利用者操作用端末機による証明書等交付に関する要綱(平成28年度告示第385号)に定めるところによる。

(電話による照会の取扱い)

第19条　市長は、電話による住民票等の記載事項に関する照会については応じないものとする。ただし、市長が必要と認めた職務上の照会で、緊急やむを得ないものについては、照会者及び内容等の真偽を確認してこれに応ずることができる。

(消除された住民票の取扱い)

第20条　市長は、消除された住民票の写し等の交付の請求があった場合には、第12条から第17条まで及び前条の規定に準じて取り扱うものとする。