○都城市住民基本台帳等の閲覧又は交付に関する事務取扱要領
平成18年10月31日
告示第156号
都城市住民基本台帳等の閲覧又は交付に関する事務取扱要領(平成18年告示第18号)の全部を次のように改正する。
(趣旨)
第1条 この告示は、憲法が保障する基本的人権を擁護し、個人のプライバシーを保護するとともに適切円滑な事務の処理を図るため、住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧台帳」という。)の閲覧に関する事務及び住民票及び戸籍の附票の写し並びに住民票の記載事項証明の交付(以下「住民票の写し等の交付」という。)に関する事務の取扱いを定めるものとする。
(閲覧台帳)
第2条 市長は、住民基本台帳に記載のある事項のうち住所、氏名、生年月日及び性別の4情報で構成された閲覧台帳を作成し、閲覧に供するものとする。ただし、閲覧に供する台帳は、特別な請求が無い限りドメスティック・バイオレンス及びストーカー被害等の支援措置を受けている者を削除したものとする。
(閲覧日の事前予約)
第3条 市長は、閲覧台帳の閲覧を申請する者(以下「閲覧申請者」という。)に対し、事前に閲覧日の予約をさせるものとする。
(閲覧誓約書及び資料の提出)
第5条 市長は、閲覧申請者に対し、前条に規定する申請書に次に掲げる書類(以下「添付書類」という。)を添付させ、閲覧予定日の1週間前までに提出させるものとする。
(2) 法人等からの申出の場合は、法人の登記事項証明書(法人の登記のない団体にあっては、団体の業務内容、役員構成、資本の構成及び組織の概要を記載した書類)
(3) 委託を受けての申出の場合は、委託者の概要が分かる資料
(4) 調査研究のための閲覧の場合は、その調査の概要が分かる資料(調査用紙等)
(申請内容の確認)
第6条 市長は、前2条に規定する申請書及び添付書類(以下「申請書等」という。)に記載された内容が明確でない又は疑義があるときは、必要に応じ閲覧申請者に質問をし、その内容を確認するものとする。この場合において、必要と認めるときは、その内容を明らかにする申請書等の提出を求めることができる。
(閲覧目的の限定)
第7条 市長は、個人又は法人等からの申出による閲覧台帳の閲覧について、次に掲げる目的に限るものとする。
(1) 統計調査、世論調査、学術研究その他の調査研究のうち、総務大臣が定める基準(平成18年総務省告示第495号)に照らして公益性が高いと認められる場合
(2) 公共的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち、公益性が高いと認められる場合
(3) 営利目的以外の目的で行う居住関係の確認のうち、訴訟の提起又は公益上、閲覧に応じることが相当であると市長が認める場合
(閲覧者の資格の確認等)
第8条 市長は、閲覧者に対して、公的機関の発行した顔写真付きの身分証明書の提示を求めて、その者の資格等を確認するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、閲覧者が国又は地方公共団体等の職員であるときは、その職員である身分を示す証明書を提示させ、その者の資格等を確認するものとする。
(閲覧の方法等)
第9条 市長は、前条の規定により資格等を確認した閲覧者に対して転記事項を特定した閲覧記録用紙を交付し、その項目に限って転記させ、閲覧終了後に転記された当該記録用紙を複写として控えるものとする。
2 閲覧場所は、地域振興部市民課内とし、一申請につき閲覧者は2名までとする。
3 閲覧期間は、一申請につき4日間を限度とし、閲覧日が閉庁日の前後日の場合は受付をしないものとする。ただし、市長が必要と認める場合は、この限りでない。
4 閲覧時間は、午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。
(閲覧の拒否)
第10条 市長は、閲覧台帳の閲覧申請があった場合において、次の各号に掲げる事由のいずれかに該当する場合は、当該申請に応じないことができる。
(1) 閲覧申請者が手数料を納付しないとき。
(2) 執務に支障があると認められるとき。
(3) 天災等により住民基本台帳等が亡失し、又は破損したとき。
(4) 多数の者が一時に閲覧台帳の閲覧申請を行い、その使用が競合したとき。
(5) 申請書等の内容に不備があり、閲覧日までにその修正がなされないとき。
(6) 閲覧に際して、閲覧者が職員の指示に従わないとき。
(7) プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。
(8) 前各号に掲げるもののほか、当該申請を拒むに足りる相当な理由があると認められるとき。
(閲覧状況の公表)
第11条 市長は、閲覧に係る事項について年1回以上公表するものとし、その公表の方法は、告示その他適宜の方法により行うものとする。
(住民票の写し等の交付の請求)
第12条 市長は、住民票の写し等の交付を請求する者(以下「請求者」という。)に対し、次に掲げる事項を記載した請求書を提出させるものとする。
(1) 請求者の氏名又は名称及び住所又は所在地
(2) 国又は地方公共団体等による職務上の請求については、当該国又は地方公共団体等の機関の名称及び現に請求の任に当たっている者の職氏名
(3) 住民票の写し等の交付を受けようとする者の氏名及び住所若しくは本籍
(4) 住民票の写し等の交付を請求する具体的理由。ただし、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第12条第1項及び第20条第1項による請求を除く。
(請求者の資格等の確認)
第13条 市長は、請求者に対して、公的機関の発行した顔写真付きの身分証明書の提示を求めて、その者の資格等を確認するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、請求者が国又は地方公共団体等の職員であるときは、その職員であることを示す証明書を提示させ、その者の資格等を確認するものとする。
(請求理由等の確認)
第14条 市長は、請求書の請求理由欄に記載された内容が明確でない場合には、必要に応じ請求者に質問をし、その内容につき確認するものとする。この場合において必要があると認めるときは、その内容を明らかにする資料の提出を求めることができる。
(確認内容の補記)
第15条 前2条の規定による確認をしたときは、その確認内容及び方法を請求書の余白に記載するものとする。
(1) 請求者が手数料を納付しないとき。
(2) 配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第2項に規定する被害者のうち更なる暴力によりその生命又は身体に危害を受けるおそれがあるものに係る請求であると認められるとき。
(3) ストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第7条第1項に規定するストーカー行為等の相手方のうち更に反復してつきまとい等をされるおそれがあるものに係る請求であると認められるとき。
(4) プライバシーの侵害又は差別的事象に繋がるおそれがあると認められるとき。
(5) 請求者が請求理由を明らかにしないとき。ただし、請求者が住民票に記載されている者又はその配偶者若しくは直系親族(以下「本人等」という。)であって、身分証明書等により本人等であることが確認できる場合を除く。
(6) 前各号に掲げるもののほか、住民票の写し等の交付の制度の趣旨を逸脱して不当に利用されるおそれがあると認められるとき。
(個人番号カードを利用した端末機による請求の取扱い)
第18条 市長は、個人番号カードを利用した端末機による住民票の写し等の交付の請求があった場合は、第12条から第16条までの規定にかかわらず、都城市個人番号カードを利用した多機能端末機及び利用者操作用端末機による証明書等交付に関する要綱(平成28年度告示第385号)に定めるところによる。
(電話による照会の取扱い)
第19条 市長は、電話による住民票等の記載事項に関する照会については応じないものとする。ただし、市長が必要と認めた職務上の照会で、緊急やむを得ないものについては、照会者及び内容等の真偽を確認してこれに応ずることができる。
附則
この告示は、平成18年11月1日から施行する。
附則(平成24年8月27日告示第200号)
この告示は、平成24年10月1日から施行する。
附則(平成29年12月26日告示第200号)
この告示は、平成30年2月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日告示第460号)
この告示は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年7月31日告示第199号)
この告示は、令和5年8月24日から施行する。
