○都城市議会事務局規程
平成18年2月14日
都議会訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 事務の専決及び代決(第6条―第10条)
第3章 文書の取扱い(第11条―第17条)
第4章 物品の取扱い(第18条・第19条)
第5章 服務(第20条―第23条)
第6章 補則(第24条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、都城市議会事務局(以下「事務局」という。)の職制、分掌事務等に関し必要な事項を定めるものとする。
(職制)
第2条 事務局に次長及び次長補佐を置く。
2 事務局に主幹、副主幹、主査、主任主事、主事及び主任、技能員又は技術員を置くことができる。
3 地方自治法(昭和22年法律第67号)第138条第3項に規定する書記に次長、次長補佐、主幹、副主幹、主査、主任主事及び主事を、その他の職員に主任、技能員又は技術員を充てる。
(職責)
第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受けて、議会の事務を掌理し、事務局の職員を指揮監督する。
2 次長は、上司の命を受けて、事務局の事務を掌理し、局長を補佐する。
3 次長補佐及び主幹は、次長を補佐し、上司の命を受けて担任事務を処理し、所属職員を指揮監督する。
4 副主幹は、上司の命を受けて、担任事務を処理し、所属職員を指揮監督する。
5 前各項に規定する職員以外の職員は、上司の指揮監督を受け、その職務上の命に従い、担任事務の処理に専念しなければならない。
(分掌事務)
第4条 事務局の分掌事務は、次のとおりとする。
(1) 議長及び副議長の秘書に関すること。
(2) 儀式及び交際に関すること。
(3) 議員の身分及び履歴に関すること。
(4) 議員の資格及び懲罰に関すること。
(5) 議員の政治倫理に関すること。
(6) 議員報酬及び費用弁償等に関すること。
(7) 議員共済会に関すること。
(8) 議会の予算、決算及び経理に関すること。
(9) 政務活動費に関すること。
(10) 会派に関すること。
(11) 議長会等に関すること。
(12) 公印の管理に関すること。
(13) 文書の収受、発送及び保管に関すること。
(14) 議場及び議会各室の管理に関すること。
(15) 議会用自動車の管理に関すること。
(16) 議会の情報公開及び個人情報保護に関すること。
(17) 職員の人事及び服務に関すること。
(18) 職員の退職管理に関すること。
(19) 定例会及び臨時会に関すること。
(20) 常任委員会、議会運営委員会及び特別委員会に関すること。
(21) 議案、請願及び陳情の取扱いに関すること。
(22) 全員協議会及び会派代表者会に関すること。
(23) 議決事項の処理及び諸報告に関すること。
(24) 会議録及び諸記録の調製及び保管に関すること。
(25) 会議の傍聴に関すること。
(26) 議案(市長提出)の調査に関すること。
(27) 各種の調査及び資料の収集に関すること。
(28) 各種法令の調査研究に関すること。
(29) 議員提出の議案に関すること。
(30) 政策提言協議会に関すること。
(31) 議員立法審議会に関すること。
(32) 議会関係例規の制定改廃に関すること。
(33) 照会事項の処理に関すること。
(34) 議会図書室に関すること。
(35) 議員研修会に関すること。
(36) 議会の広報に関すること。
(37) 行政視察に関すること。
(事務分担)
第5条 職員の事務分担は、局長が定める。
2 議長は、臨時又は特別の事務について、職員を指定して職員を委員又は書記に任命し、これを処理させることができる。
第2章 事務の専決及び代決
(事務の専決)
第6条 局長の専決事項は、次のとおりとする。
(1) 次長の諸願届の許可等に関すること。
(2) 次長の旅行命令に関すること。
(3) 次長を除く職員の8日以上の旅行命令に関すること。
(4) 次長の時間外勤務及び休日勤務命令に関すること。
(5) 職員の配置(次長、次長補佐、主幹及び副主幹を除く。)に関すること。
(6) 監督官庁に対する照会及び回答に関すること。
第7条 次長の専決事項は、次のとおりとする。
(1) 所属職員の7日以内の旅行及び市内旅行命令に関すること。
(2) 所属職員の時間外勤務及び休日勤務命令に関すること。
(3) 所属職員の諸願届の許可等に関すること。
(4) 諸願陳情の取扱いに関すること。
(5) 議決事項の証明に関すること。
(6) 軽易な届出、照会、回答、報告、通知等に関すること。
(7) 議員の報酬、費用弁償その他諸給与の支払に関すること。
(8) 物品の出納命令に関すること。
(9) 税外収入の調定及び収入に関すること。
(10) 議会図書室に関すること。
(11) 議会用自動車の運行に関すること。
(12) 公文書の公開等に関すること。
(13) 個人情報の開示等の決定及び利用に関すること。
(14) 前各号に掲げる事項に準ずること。
(事務の代決)
第8条 局長不在のときは、次長がその事務を代決する。
2 次長が不在のときは次長補佐又は主幹が、次長、次長補佐又は主幹共に不在のときは担当副主幹がその事務を代決する。
第9条 事案が急施を要するとき又は議長、副議長が旅行その他の理由により不在のときは、局長において代決することができる。ただし、この場合は、事後において議長の承認を受けなければならない。
(1) 事案重要と認めるとき。
(2) 異例に属し、先例となるおそれのあるとき。
(3) 紛議があるとき又は処理の結果そのおそれのあるとき。
(4) 議長において事実を了知しておく必要があると認めるとき。
第3章 文書の取扱い
(文書の受付及び配布)
第11条 到着文書の受付及び配布は、次に定めるところによる。
(1) 一般文書は、開封の上、収受月日及び番号を付し、文書収発簿(以下「収発簿」という。)にその件名を記載して所管に配布すること。ただし、重要、異例又は急施を要するものと認めたときは、局長の指示を受けること。
(2) 親展文書及び秘密文書は、封皮に収受日付印を押し、そのまま収発簿に記載して、正副議長のものは局長に、その他のものは名あて人に交付すること。
(3) 現金又は金券添付の文書は、その文書の余白に、金額又は金券の種類及び券面額を記入して収発簿に記載し、特に受渡しを明らかにすること。
(電報等の取扱い)
第12条 電報、電話又は口頭による事件のうち、重要な事項については、その要領を摘記し、前条の規定に準じて取り扱わなければならない。
(文書の処理)
第13条 文書の配布を受けたときは、遅滞なく処理案を付け、回議し、又は回覧して処理しなければならない。直ちに処理し難い文書については、あらかじめ処理期限を定め、局長の承認を受けなければならない。
(回議書の起案及び合議)
第14条 回議書は、関係者で起案し、他に関係ある事件は、合議した後、決裁を受けなければならない。
(決裁文書の処理)
第15条 決裁済みの回議書は、決裁年月日を記入し、その発送を要するものについては、庶務において浄書の上、公印を押して発送しなければならない。
(公文書の公開等)
第16条 都城市議会が管理する公文書の公開等については、都城市長が管理する公文書の公開等に関する規則(平成18年規則第30号)の規定の例による。
(個人情報の保護)
第17条 都城市議会が管理する個人情報の保護については、都城市議会の個人情報の保護に関する条例施行規程(令和5年訓令第2号)の例による。
第4章 物品の取扱い
(備品の保管整理)
第18条 事務局に、備品台帳及び図書台帳を添えて、その保管整理をしなければならない。
(消耗品等の受払い)
第19条 事務局に、消耗品、郵便切手及び郵便ハガキの受払簿を備えて、その受払いを明らかにしなければならない。
第5章 服務
(職員の勤務等)
第20条 職員の執務時間、休日、忌引及び服務については、市長の事務部局の例による。
(本籍等の届出)
第21条 職員は、その本籍、住所、氏名その他身分等に異動があったときは、直ちに届け出なければならない。
(非常災害等)
第22条 職員は、庁舎及びその付近に火災その他重要な事故があることを知ったときは、直ちに登庁して機宜の処置をしなければならない。
(事務の引継ぎ)
第23条 職員の退職、休職又は配置換えの場合は、その担当事務の目録書を作成し、未完成のものについては処理顛末を記載して後任者に引き継ぎ、授受を終わったときは連署して届け出なければならない。
第6章 補則
(職員の身分等)
第24条 この訓令に定めるもののほか、事務局の処務並びに職員の任免、分限、給与、服務その他の身分取扱いに関しては、市長の事務部局の例による。
附則
この訓令は、平成18年2月14日から施行する。
附則(平成25年3月4日都議会訓令第1号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。ただし、第2条第2項及び同条第3項の改正規定は、公表の日から施行する。
附則(平成26年5月14日都議会訓令第1号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成28年3月1日都議会訓令第3号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。ただし、第4条第8号及び第17号並びに第7条の改正規定は、公表の日から施行する。
附則(平成29年3月24日都議会訓令第2号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日都議会訓令第1号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月25日都議会訓令第1号)
この訓令は、公表の日から施行する。