○都城市電子計算組織の管理運営に関する規程
平成18年1月1日
訓令第10号
(趣旨)
第1条 この訓令は、本市における電子計算組織(除籍等戸籍管理システムに関するものを除く。)の管理運営に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 電子計算機及びその周辺機器を使用し、定められた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する組織をいう。
(2) 電算処理 電子計算組織による処理をいう。
(3) 担当課 電算処理の対象となる事務を所掌する課等をいう。
(4) データ 電算処理に適するように形式化されたものをいう。
(5) 入出力帳票 電算処理に使用する帳票をいう。
(6) 記録媒体 フロッピーディスク、磁気テープ、磁気ディスクその他データを記録している媒体をいう。
(7) 端末機 電子計算組織の主要部分と直接又は通信回路によって結ばれ、データの入出力の機能を有する機器をいう。
(8) ドキュメント システム設計書、操作手順書、プログラム説明書、コード一覧表その他の電算処理の要領及び仕様書をいう。
(データ保護管理者)
第3条 データを的確に保護管理するため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、総務部長をもって充てる。
(1) 入出力帳票に記載されたもの 当該入出力帳票に係る事務を所掌する担当課の長
(2) 前号に掲げる以外のもの 総務部情報政策課長(以下「情報政策課長」という。)
(入出力帳票及び記録媒体の管理)
第5条 取扱責任者は、入出力帳票及び記録媒体を適正に管理するため、次に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。
(1) 受払い及び保管に関する記録
(2) 保管場所、保管施設等の指定
(3) 外部への持ち出し、複写等
(4) 廃棄の方法及び時期
(5) その他保護管理者が定めるもの
(磁気ファイルの管理)
第6条 情報政策課長は、記録媒体のうち、マスターファイル及びこれに準じる重要なファイル(以下「磁気ファイル」という。)を適正に管理するため、その管理状況を随時に点検するとともに、磁気ファイルの作成から廃棄に至るまでの経過を記録しなければならない。
2 情報政策課長は、磁気ファイルの複写、消去、廃棄、クリーニング等についてその手続を定め、他に漏えいしないような措置を講じなければならない。
3 情報政策課長は、特に重要な磁気ファイルについては、耐火金庫に保管するものとする。
4 情報政策課長は、磁気ファイルの障害の有無について定期的に、及び随時に点検し、磁気ファイルに重大な障害がある場合は、保護管理者に報告するとともに速やかに修復の措置を講ずるものとする。
(ドキュメントの管理)
第7条 取扱責任者は、ドキュメントを所定の場所に保管する等適正に管理しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部に持ち出し、又は複写等をしようとする場合には、保護管理者の承認を得なければならない。
(電算処理の申請)
第8条 担当課の長は、事務を電算処理しようとするときは、電算処理申請書(様式第1号)を保護管理者に提出しなければならない。
2 前項の申請書は、当該申請に係る事務の電算処理を開始しようとする年度の前年度の6月までに提出しなければならない。ただし、急を要するときは、この限りでない。
3 担当課の長は、第1項の規定による申請に当たり、他の課の事務に関するデータを使用する必要があるときは、当該課の取扱責任者の承認を得なければならない。
(1) 市民の福祉の増進に寄与するものであること。
(2) 行政の近代化又は事務能率の向上に資するものであること。
(3) 本市の将来の構想と整合するものであること。
(4) 現に電算処理を行っている他の業務の処理に支障を生じないものであること。
(計画の策定等)
第10条 保護管理者は、毎年度末に翌年度の年間計画を策定するものとする。
2 情報政策課長は、年間計画に基づき、毎月5日までに翌月の電算処理に係る月間計画を作成し、担当課の長に通知するものとする。
3 情報政策課長は、月間計画を変更する必要が生じたときは、担当課の長と協議の上、当該月間計画を変更することができる。
(電子計算組織の操作制限)
第11条 電子計算組織は、次に掲げる場合を除き、操作してはならない。
(1) 年間計画に基づく業務の処理を行うとき。
(2) プログラムの生成等を行うとき。
(3) 職員の教育訓練を行うとき。
(4) 保守点検を行うとき。
(5) 前各号に定めるもののほか、保護管理者が特に必要と認めるとき。
(端末機管理者)
第12条 端末機の適正な管理を行うため、端末機を設置する担当課に端末機管理者及び補助者を置くものとする。
2 端末機管理者は、端末機を設置する課の課長とする。
3 端末機管理者は、所管する端末機を厳正に管理するとともに、データの秘密が他に漏れないように適正に管理しなければならない。
4 補助者は、端末機管理者が指名する者とする。
5 補助者は、端末機管理者を補佐し、管理者の命を受けて端末機の管理をする。
6 端末機管理者は、端末機補助者報告書(様式第3号)を情報政策課長へ提出しなければならない。ただし、年度当初に各種担当者の選任に関する一括の調査がある場合にあっては、当該調査への回答をもって、端末機補助者報告書の提出に代えることができる。
(端末機の操作制限)
第13条 端末機管理者の指定又は承認を受けた者(以下「端末機取扱者」という。)以外の者は、端末機を操作してはならない。
2 端末機管理者は、端末機取扱者を指定し、又は承認したときは、保護管理者に報告するものとする。
3 端末機取扱者は、端末機を適正に操作するとともに、データの秘密を厳重に守らなければならない。
4 端末機取扱者は、所掌事務の範囲を超えて端末機を操作してはならない。
(規制措置)
第14条 情報政策課長は、事務処理に必要なデータ以外の検索及びデータの改ざんを防止するため、必要な技術的措置を講じなければならない。
(電子計算室等への立入り制限)
第15条 情報政策課長は、電子計算室、テープ保管庫、パンチ室、休養室、事務処理室及び資料室(以下「電子計算室等」という。)に情報政策課職員以外の者を立ち入らせてはならない。
2 情報政策課長は、必要があると認めるときは、前項の規定にかかわらず、立入りを許可することができる。この場合においては、原則として情報政策課の職員を立ち合わせるものとする。
(保安措置)
第16条 情報政策課長は、火災その他の災害及び盗難に備えて電子計算室等の保安措置を講ずるものとする。
(事故発生時の対策)
第17条 情報政策課長は、事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を関係職員に熟知させるものとする。
2 情報政策課長は、事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、保護管理者に報告するとともに、復旧のための措置を講ずるものとする。
(補則)
第18条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の都城市電子計算組織の管理運営に関する規程(昭和61年都城市訓令第2号)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(令和3年2月26日訓令第9号)
この訓令は、公表の日から施行する。
